Įvairiose fizinių ir juridinių asmenų veiklos srityse naudojama Rusijos Federacijos teritorijoje patvirtinta dokumentų klasifikavimo sistema. Straipsnių rinkimas, saugojimas, apyvarta ir naudojimas vykdomas pagal tokią discipliną kaip biuro darbas. Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime visus jo aspektus. Apsvarstykite dokumentų sampratą ir klasifikaciją, jų funkcionalumą ir kitus problemos aspektus.
Biuro darbas: bendrosios nuostatos
Pirmiausia reikia pažymėti, kad dokumentų palaikymas yra ypatinga veiklos sritis, kurią sudaro dokumentų projektavimas, formavimas, saugojimas ir apdorojimas. Būtent nuo to, kaip atrodo dokumentas ir jame esanti informacija, kaip įgyvendinamas darbo su juo organizavimas, labai priklauso vienokių ar kitokių tam tikros svarbos valdymo sprendimų savalaikiškumas ir teisingumas. Darbuose atsižvelgiama ir atspindima įmonių, įmonių, firmų veikla. Šiuo atžvilgiuapskaitos tvarkymas yra įstatymo reikalavimas. Atliekant auditą, visų pirma yra tikslinami tie dokumentai, kuriuose užfiksuota įmonės veikla.
Teisinė sistema
Prieš analizuojant dokumentų rūšis ir jų klasifikaciją, patartina susipažinti su teisės aktų baze. Taigi federalinis įstatymas, reglamentuojantis informaciją ir jos apsaugą, nustato pareigą dokumentuoti informaciją ir apibrėžia keletą pagrindinių nuostatų. Įvardytas norminis aktas taip pat skirtas reguliuoti santykius, kylančius kuriant ir vėliau naudojant informacines technologijas. Pažymėtina, kad privalomą dokumentaciją nustato kiti įstatymai. Visų pirma, Rusijos Federacijos civilinis kodeksas nustato veiklos teisinę bazę ir atitinkamą biuro darbo tvarką. Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas nustato standartinius mokesčių dokumentus, kurie taip pat yra viena iš dokumentų klasifikacijų. Per juos vykdoma asmenų ir organizacijų komercinio darbo apskaita, mokesčių įmokų ir rinkliavų išskaitymo į valstybės biudžetą savalaikiškumas.
Be to, dabartinis įstatymas apibrėžia dokumentų pavyzdžius. Taigi Rusijos Federacijos civilinis kodeksas numato reikalavimus steigiamųjų sutarčių, sutarčių, chartijų ir kt. turiniui ir sudėčiai. Nuostatai nustato tų dokumentų, kurie turi būti siunčiami įvairiais šiandien naudojamais būdais, formas.
RF dokumentų klasifikacija
Verta pažymėti, kad Rusijos Federacijos biuro darbo administracinė sistema apima kelių lygių klasifikaciją. Patartina tai apsvarstyti išsamiau. Pagrindinė dokumentų klasifikacija daroma prielaida, kad yra šie komponentai:
- Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Patartina čia įtraukti sprendimus, protokolus, instrukcijas, chartijas, įsakymus, nuostatas.
- Referenciniai ir informaciniai dokumentai, įtraukti į bendro pobūdžio dokumentų klasifikatorių. Mes kalbame apie pažymas, memorandumus, aktus, telegramas, laiškus ir pan.
- Pagal personalą. Svarbu pažymėti, kad ši dokumentų klasifikacija apima pareiškimus, darbo knygas, charakteristikas, sutartis, užsakymus ir kt.
Įprasta išskirti tokias dokumentų formas kaip individualus, šabloninis ir standartinis. Pateikti pavyzdžiai sudaro jų dokumentų klasifikaciją pagal paskirtį.
Kitų tipų dokumentai
Verta žinoti, kad dokumentų turinys gali būti paprastas arba sudėtingas. Apskaitos dokumentų klasifikavimas priėmimo vietoje reiškia išorinių ir vidinių dokumentų buvimą. Sprendžiant pagal kilmę, jie skiria asmeninius ir oficialius dokumentus. Pagal galiojimo laiką vertybinius popierius įprasta klasifikuoti į nuolatinius, taip pat daugiau ar mažiau nei 10 metų. Pagal viešumo ženklą buvo priimta speciali norminių dokumentų klasifikacija, nurodanti slaptų ir neslapčių dokumentų buvimą. Reikėtų pridurti, kad pirmoji grupė apima konfidencialumą ir visiškaislaptus dokumentus. Pagal įrašymo būdą įprasta skirti garsinę, ranka rašytą, elektroninę, grafinę, fotografinę ir filminę medžiagą ir pan. Paskutinis grupavimas dar vadinamas dokumentų klasifikavimu pagal požymius.
Skubūs ir neskubūs dokumentai
Vertybiniai popieriai gali būti skirstomi į skubius ir neskubus. Pagal etapus įprasta skirti juodraščius, išrašus, originalus (kitaip tariant, originalus), taip pat kopijas. Atskirai kategorijai priskiriami valstybinio pobūdžio dokumentai. Pagal galiojančius teisės aktus įgaliotos struktūros leidžia nurodymus, įsakymus, nurodymus, įsakymus, nutarimus, potvarkius ir sprendimus.
Pagrindiniai dokumentai
Patartina atskirai apsvarstyti gana didelę pirminių dokumentų kategoriją. Tai apima dokumentus su pagrindine informacija, gauta atliekant tyrimus, plėtrą, stebėjimą ir kitą socialinę veiklą. Pažymėtina, kad pirminė dokumentacija buh alterijoje formuojama vykdant ūkinės reikšmės operacijas. Jis veikia kaip įrodymas arba tam tikrų faktų, kurie jau buvo realizuoti, įrodymas. Į pirminių dokumentų grupę įeina, pavyzdžiui, pažymos, aktai, sąskaitos faktūros, orderiai ir pan. Daugumai jų yra patvirtintos specialios unifikuotos formos. Pavyzdžiui, iki šiol buvo nustatytos specialios dokumentų formos prekybos operacijų, ilgalaikio turto, atsiskaitymų grynaisiais ir darbo apskaitai.
Dokumento informacija
Jei konkrečiam darbui nėra vieningos formos, įmonėje formuojama vidinė forma. Nepaisant to, bet kuriuo atveju tam tikra informacija turi būti pateikta:
- Dokumento pavadinimas.
- Sudarymo data.
- Organizacijos pavadinimas.
- Ekonominės svarbos veiklos esmė.
- Matavimo prietaisai.
- Atsakingų darbuotojų sąrašas.
- Asmeniniai įgaliotų darbuotojų parašai.
Vidaus biuro darbas
Vadovaujantis struktūros vadovybės nurodymais ir savarankiškų padalinių vadovų iniciatyva, aktualus įvairių nuostatų rengimas. Šią dokumentų grupę sudaro standartiniai ir atskiri aktai. Pažymėtina, kad pastarojo turinys pirmiausia susijęs su valdymo padaliniais, skyriais, dirbtuvėmis, kurios yra įmonės organizacinės struktūros dalis. Tipinė dokumentacija, kaip taisyklė, yra susijusi su pagrindinės gamybos cechais.
Reikia žinoti, kad reglamento projektą sudaro rangovas, po to derinamas su įmonės teisės skyriumi. Jei kyla prieštaravimų ar pastabų, jie nurodomi atskirame lape arba antrajame esamo egzemplioriaus egzemplioriuje. Pagrindinis administracinio pobūdžio veiksmas įmonėje yra direktoriaus įsakymas. Šio dokumento pagalba galima surašyti struktūros veiklos tvarką, sprendimus ir nurodymus, įvairių rūšių įvykius, darbo ar audito rezultatus.
Ataskaita, aiškinamoji ir aptarnavimo pastaba
Memorandumas yra dokumentas, kuriame nurodomas konkretus faktas ar problema, išvada ar pasiūlymas. Verta žinoti, kad jis gali būti siunčiamas organizacijos vadovybei ar aukštesnei struktūrai. Atmintinė turėtų būti suprantama kaip laiško rūšis, viena iš vidinio korespondencijos tipo įmonėje formų. Paprastai jis siunčiamas iš struktūrinių padalinių absoliučiai bet kuriam įmonės adresatui. Išimtis čia yra tiesioginis nurodymas. Reikia turėti omenyje, kad atmintinę gali siųsti ir konkretus įmonės pareigūnas. Pavadintas dokumentas gali būti apibrėžtas kaip informatyvus, aktyvus arba ataskaitinis.
Aiškinamasis raštas turėtų būti laikomas referatu, kuris yra tam tikrų pagrindinio akto nuostatų (programos, ataskaitos, plano) turinio paaiškinimas. Be to, ji gali paaiškinti vadovybės nurodymų nevykdymo ar drausmės pažeidimo priežastis.
Instrukcijos
Šiuo metu instrukcijos yra suskirstytos į dvi grupes. Į pirmą kategoriją patenkantys dokumentai reglamentuoja konkretaus proceso įmonėje, kurioje dalyvauja pareigūnai, padaliniai ir pan., atlikimo tvarką. Pažymėtina, kad būtent pareigybių aprašymai (antra grupė) nustato konkrečių darbuotojų teises, pareigas, atsakomybę ir funkcionalumą. Šie dokumentai gali pasitarnauti kaip paaiškinimas, kokia tvarka turi būti vykdomi įsakymų ir įstatymų (potvarkių, įsakymų ir kt.) nurodymai. Reikia pridurti, kad pareigybių aprašymaigali būti nustatytos arba nuolatinės trukmės. Tačiau amžinieji vertybiniai popieriai bet kokiu atveju yra peržiūrimi ir peržiūrimi kas 3–5 metus.
Išvada
Taigi, mes apsvarstėme koncepciją, pagrindines vertybinių popierių klasifikacijas ir kitus temos aspektus. Apibendrinant reikėtų pažymėti, kad šiandien biuro darbas Rusijos Federacijos teritorijoje yra gana išvystyta kategorija. Dabartiniame žmogaus gyvenimo etape ši veikla apima kompetentingo ir savalaikio reikiamų dokumentų formavimo užtikrinimą, taip pat darbo su aktais organizavimą (būtent priėmimą, perdavimą, apdorojimą, rengimą, kontrolę, saugojimą, registravimą, sisteminimą, pasirengimą archyvavimas ir naikinimas). Biuro technologijų reguliavimas įgyvendinamas pagal daugybę sričių. Patartina įtraukti standartizavimą, įstatyminį reglamentavimą, taip pat nacionalinės svarbos teisinių ir norminių bei metodinių aktų formavimą.
Vienaip ar kitaip, organizavimas ir tolesnis apskaitos vedimas reikalauja specialių įgūdžių ir profesinių žinių. Taigi šio darbo įgyvendinimui įmonėse sukuriami atitinkami padaliniai ar tarnybos. Verta paminėti, kad mažose įmonėse biuro darbą atlieka sekretoriai, o už įmonės dokumentų būklę atsako vadovo įgalioti darbuotojai. Bet kokiu atveju kiekviena dokumentų grupė turi turėti savo vietą. Paprastai jie laikomi specialiose ugniai atspariose spintelėse. IrGaliausiai už netinkamą apskaitos tvarkymą darbuotojams gali būti taikomos drausminės nuobaudos. Tai reikia atsiminti taikant žinias praktikoje.
