Straipsnyje paaiškinamos tokios sąvokos kaip gaunama ir išsiunčiama dokumentacija, dokumentų srautas ir jo struktūra, dokumentų srautas, jo būdas ir cikliškumas, vidinė ir išorinė dokumentacija. Pateikiami būtinos informacijos išryškinimo ir saugojimo būdai aktualiose bylose ir archyvuose dirbant biure.
Dokumentų srautų tipai
Šiame informacijos amžiuje neįmanoma įsivaizduoti jokios gamybos, vartojimo, reguliavimo ar platinimo struktūros veikimo be dokumentų. Darbas su dokumentais šiandieniniame informaciniame popieriuje ir elektroninėje erdvėje tampa vis sudėtingesnis. Keičiasi informacijos nešėjai, ją apdorojantys žmonės, keičiasi informacijos naudojimo teisinė sritis. Dokumentų srauto koncepcija ir struktūra taip pat gali keistis.
Dokumentas kaip dokumentų srauto vienetas
Dokumentas yra informacija, įrašyta bet kokio materialaus objekto forma. Dokumentas gali būti nuotrauka, vaizdo įrašas, garso įrašas, jau nekalbantpopierines laikmenas ir failus. Bet dokumentas tampa dokumentu tik tada, kai jam keliami keli būtini reikalavimai. Šie reikalavimai vadinami detalėmis ir yra privalomi įstatymais ar teisės aktais nustatyti tam tikros rūšies dokumentams požymiai. Pavyzdžiui, organizacinių ir administracinių dokumentų registravimui yra GOST R 7.0.97-2016. Viena iš svarbiausių detalių yra dokumento data (kartais net laikas).
Kas yra dokumentų srautas
Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimas tarp informacijos kūrimo taškų, informacijos apdorojimo taškų, informacijos saugojimo taškų ir tiesioginių informacijos vartotojų. Dokumentų srautai labai skiriasi pagal dokumentų tipą ir turinį, būdą ir cikliškumą, judėjimo būdus ir kt.
Dokumentų srautai organizacijoje (tai reiškia ir įmones) skirstomi pagal kryptį į gaunamus ir išeinančius. Kiekvienas srauto tipas turi būti atskirtas vienas nuo kito, kad būtų išvengta klaidų ir painiavos dirbant su dokumentais.
Gaunamų dokumentų srautas susideda į organizaciją paštu, elektroniniu paštu, specialiai (kurjeriais) atvežamų dokumentų. Dokumentai prie įėjimo turi būti surūšiuoti, nereikalingi – išvežti į šiukšliadėžę. Reikalingi ar galimai reikalingi dokumentai turi būti surašomi į žurnalus (popierinius ar elektroninius), nurodant gavimo datą, dokumento pavadinimą ir jo rekvizitus (dokumento data, siuntėjo pavadinimas ir kt.), organizacinį padalinį, kuriam siunčiama. dokumentas buvo išsiųstas.
Išeinančių dokumentų srautą sudaro dokumentai, sukurti irišduotas ar apdorotas organizacijos. Visiems siunčiamiems dokumentams turi būti suteiktas eilės numeris, jie tikrinami, ar nėra reikiamų rekvizitų ir ar jie teisingi, įrašomi į žurnalus, nurodant datą (paprastai tai yra dokumento pasirašymo data), išeinantis numeris ir dokumentą parengusio skyriaus kodas.
Jei neįmanoma iš karto apdoroti dokumentų srauto (jo staigus padidėjimas), būtina padidinti dokumentus tvarkančių darbuotojų skaičių, kad būtų išvengta klaidų ir vėlavimų, kurie dažnai labai brangiai kainuoja organizacijai.
Dokumentų srautų tipai gali būti labai įvairūs, viskas priklauso nuo organizacijos veiklos rūšies ir jos darbo metodų.
Didelėms organizacijoms ir įmonėms tinkamai sutvarkytas dokumentų srautas yra toks pat svarbus kaip ir medžiagų ar gaminių srautas. Dideliems dokumentų srautams kuriami ir taikomi net dokumentiniai technologiniai procesai.
Išorinių ir vidinių dokumentų srautų samprata
Be gaunamos ir siunčiamos informacijos organizacijoje, vidinės, t.y. informacija, sukurta ir naudojama tik pačioje organizacijoje. Ši informacija gali turėti tam tikrą slaptumo laipsnį ir būti viešai neprieinama net tame pačiame skyriuje. Keitimasis laiškais tarp tos pačios organizacijos skyrių dažniausiai nepriimamas. Dokumentiniam bendravimui naudojami vadinamieji tarnybiniai raštai (ataskaitos, aiškinamieji raštai, pažymos), kuriuos pasirašo padalinių vadovai. Be atmintinių įorganizacijos vykdo užsakymus, instrukcijas, sertifikatus, techninę dokumentaciją ir kitą dokumentaciją.
Vidaus dokumentų srautas dėl šių priežasčių turi būti aiškiai reglamentuotas, kad į viešas vietas nepatektų slapta informacija, net ir ištraukų ar dalių pavidalu. Todėl viešai neatskleista informacija nesiekiama peržengti organizacijos, o kartais ir vieno padalinio ribų. Tokiu atveju tokia informacija iš skyriaus į skyrių perduodama tik gavus skyriaus vedėjo leidimą ir būtinai įrašoma perdavimo metu (net į organizacijos archyvą) specialiuose žurnaluose, nurodant gavėją ir patvirtinant jo teisę gauti (leidimas dirbti su dokumentais).
Dokumentų srauto parametrai
Dokumentų srautas yra sudėtinga sistema, kuriai būdingi šie parametrai:
- turinys (arba kokias funkcijas jis atlieka);
- struktūra;
- režimas ir cikliškumas;
- kryptis;
- garumas;
- kita.
Turinys arba funkcijos
Šis dokumento srauto parametras yra organizacijos naudojamų dokumentų sąrašas ir šiuose dokumentuose esančios informacijos sudėtis. Ši reikšmė yra pastovi nedaugeliui organizacijų, kurių veikla yra labai specifinė ir pastovi laikui bėgant (dažniausiai tai yra teismai, archyvai, registrai ir kitos negamybinės organizacijos). Daugeliui organizacijų, ypač gamybinėse, dokumentų srautas yra nepastovi reikšmė, kuri keičiasipriklausomai nuo įvairių pokyčių: veiklos rūšies, partnerių, technologijų, medžiagų, teisės aktų ir kitų kintančios gamybos bei laikinų pakeitimų reikalavimų.
Dokumentų srauto struktūra
Darbo eigos sampratą ir struktūrą galima apibūdinti ypatybėmis, su kuriomis pateikiamas dokumentų klasifikavimas ir jų indeksavimas, visa orientavimo sistema formuojama organizacijos dokumentų atskaitos aparate. Paprastai tokia struktūra atitinka dokumentų srauto tipą ir paskirtį.
Režimas ir ciklai
Šie parametrai nustato gaunamos informacijos apkrovos pokyčius laikui bėgant. Tai, pavyzdžiui, smarkiai išauga darbo su stojančiųjų į švietimo įstaigą asmens bylomis priėmimo akcijos metu arba studentų dokumentais per sesijas ir baigimo darbus.
Tokie pokyčiai yra susiję su vidiniais organizacijos ritmais ir dažniausiai yra gana nuspėjami bei planuojami.
Dokumento srauto krypties pokyčiai
Šie pakeitimai yra susiję su informacijos apdorojimo padalinio darbo turiniu. Tai dokumentų registravimo būdų, dokumentų įforminimo terminų stebėjimo, susipažinimo su jais, o ypač įvairių dokumentų tvirtinimo ir derinimo būdų skirtumai. Dokumentų srautų krypties pokyčiams įtakos turės ir vidiniai organizacijų struktūros bei krypties pokyčiai.
Dokumentų srauto apimtis
Dokumentų srauto apimtis yra sumadokumentus (tiek originalus, tiek kopijas), kurie gali būti išreikšti tiek pačių dokumentų skaičiumi, tiek lapų, ženklų skaičiumi, atlikėjų ir asmenų, su kuriais derinamas dokumentas, skaičiumi. Pavyzdžiui, organizacijų partnerių, su kuriomis turite susitarti dėl sutarties arba su kuriomis turite ją pasirašyti, skaičius.
Į organizacijos darbo eigą įtrauktas bendras dokumentų skaičius visuose srautuose.
Darbo su dokumentų srautais gerinimas organizacijoje
Norint pagerinti šį darbą, būtina išstudijuoti visą dokumentų tvarkymo procesą, nustatyti aiškias rekomendacijas, kurios padaro procesą technologiškai kompetentingą: pašalinti dubliavimą dirbant su dokumentais, neįtraukti dokumentų tvirtinimo su tuo nesusijusiuose skyriuose. Kuo didesnis dokumentų srautas, tuo labiau apkraunamas organizacijos administracinis aparatas arba bent jau didžioji jo dalis.
Vienas pagrindinių punktų tobulinant personalo darbą su dokumentais – jų profesinio pasirengimo lygis visuose dokumentų srauto etapuose, optimalus personalo darbo krūvis, aiškus darbo su dokumentu reglamentavimas kiekviename padalinyje.
Reguliavimas ir standartizavimas dideliais dokumentų srautais leidžia panaudoti mechanizaciją ir biuro automatizavimą, sumažinti darbuotojų, dirbančių su dokumentais, skaičių iki optimalaus skaičiaus.
Deja, informacija apie dokumentų srautų apimtį dažniausiai neįvertinama dėl netobulų apskaitos metodų.
Pagrindinisdokumentų srauto modernumo reikalavimai
- Regularumas. Bet koks informacijos srauto spūstis ar gedimas žmogaus veikloje sukelia visos sistemos sutrikimą. Dokumentų apimties didinimas turi būti apgalvotas ir suplanuotas iš anksto.
- Valdomumas. Informacijos srautą galima ir reikia valdyti. Biuro sistema turi būti ne tik stabili, bet ir lanksti; darbuotojai turėtų būti visuotinai apmokyti atlikti visas biuro operacijas.
- Nuolat gerinamas darbo eigos efektyvumas racionalizuojant, mechanizuojant ir automatizuojant darbą.
- Reguliarus dokumentų judėjimo maršrutų-technologinių žemėlapių su nurodymais terminais, atlikėjais ir kt. sudarymas ir atnaujinimas
- Dokumentų standartizavimas, jų apdorojimo būdai, tinkamas archyvavimas, saugojimo vietų paskyrimas kiekvienam dokumentui pagreitina dokumentų paiešką ir darbą su jais.
