Kai minima organizacinė sistema, tai reiškia tam tikrą struktūrą, kuri susideda iš atskirų vienetų. Jie yra tarpusavyje susiję remiantis tam tikrais sumetimais. Būtent tai priklauso nuo padaliniams ir įmonei keliamų tikslų bei pagal vykdomas funkcijas. Tai numato vadovų (centrų), kurie gali priimti sprendimus ir yra atsakingi už padalinių veiklą, buvimą.
Bendra informacija
Organizacijų valdymo sistemų projektavimo ir formavimo klausimai aktualūs ne tik naujai kuriamoms įmonėms, bet ir toms komercinėms struktūroms, kurios jau veikia, tačiau turės funkcionuoti kitomis sąlygomis. Tam reikia pakeisti atliekamų pareigų ir sprendžiamų užduočių sudėtį ir struktūrą. Pirmasis žingsnis šiuo atveju yra formalios konstrukcijos analizė. Atkreiptas dėmesysstruktūrinių padalinių sudėtis, juose dalyvaujančių darbuotojų skaičius, kaip jie atitinka atliekamo darbo sudėtingumą, struktūrą ir panašius aspektus.
Atliekant analizę, būtina iš eilės ištirti visus svarbius įmonės elementus. Tai apima informacijos palaikymą ir sąveiką, išteklių ir technologijų tiekimą, darbo išteklių atitikimą esamiems poreikiams ir pakeičiamumą. Studijuojant organizacijos valdymo sistemą, būtina pateikti atsakymą į du klausimus:
- Kiek tai, kas jau yra, gali padėti arba trukdyti įgyvendinti pasirinktą veiksmų strategiją?
- Kurius lygius reikėtų priskirti konkrečioms problemoms spręsti?
Ieškoti atsakymų
Yra nemažai būdų, kaip pasiekti tikslus. Kadangi juos visus svarstyti gana problemiška, dėmesio sulauks tik du:
- Konkretus asmeninių užduočių ir tikslų nustatymas atlikėjams.
- Trumpa organizacijos analizė.
Abu metodai yra skirti atskleisti, koks yra asmeninis darbuotojo indėlis į pagrindinio įmonės uždavinio įgyvendinimą. Taip pat svarbūs organizacinių sistemų valdymo metodai. Trumpai tariant, turite veikti naudodami šiuos metodus:
- Introspekcijos metodas. Ypatingas dėmesys skiriamas administraciniam ir vadovaujančiam personalui. Tikslas – pagerinti darbuotojų efektyvumąprotinis darbas. Didžiausias dėmesys skiriamas prisidėjimui prie problemų sprendimo, įmonės strategijos įgyvendinimo bei užsibrėžtų tikslų siekimo. Tiesą sakant, šiuo atveju yra numatytas judėjimas nuo didelių iki smulkmenų. Įgyvendinama tokia seka: įmonės uždaviniai - jos strategija - tikslai - funkcinė organizacija. Tik tada pareigos – darbuotojai – jų pareigos ir motyvacija.
- Iš apačios į viršų analizės metodas. Jis jau pradeda nuo individualaus darbuotojo ir jo suformuluotų užduočių bei tikslų. Šis metodas leidžia susieti atskirų darbuotojų darbą su įmonės veikla ir įgyvendinama gerovės strategija. Nors labai dažnai pasigirsta skundų, kad teorinės nuostatos yra gerai apgalvotos, tačiau įgyvendinimas praktiškai palieka daug norimų rezultatų.
Daugiau apie savistabą
Šis būdas leidžia parengti efektyvias rekomendacijas, kurios yra skirtos visai įmonės organizacinei struktūrai ir veiklos rezultatams tobulinti mažinant darbų dubliavimą, mažinant valdymo kaštus, reguliuojant vadovų darbo krūvį, atskiriant atlikėjų funkcijas. Koks galutinis atlikto darbo rezultatas? Organizacijos valdymo sistema, sukurta naudojant savistabą, numato orientaciją į tokius principus ir idėjas:
- Vadovybė gauna atlyginimą už tikrą valdymą. Taigi dažniausiai tai yra vedimas, matavimas, pasiruošimas ir nurodymas. Tuopadeda planuoti, padeda organizaciniame darbe, rengia finansinius planus, analizuoja esamą situaciją ir panašiai.
- Lyderis turi turėti pakankamai pavaldžių žmonių, kad išlaikytų visą savo dėmesį. Tačiau tuo pačiu metu turėtų užtekti laiko visiems.
- Turite stengtis, kad nuorodų skaičius organizacijoje būtų kuo mažesnis.
- Atlikėjai turėtų atlikti ribotą skaičių gerai suplanuotų užduočių, kurių atlikimas tiesiogiai prisidės prie organizacijos tikslų siekimo.
- Aiškų supratimą, ko nori vadovybė, gali iškreipti neefektyvi komunikacija. Gana dažna priežastis – labai didelis nuorodų skaičius. Dėl to sumažėja galimybė keisti, savarankiškai spręsti problemą, ieškoti kitų būdų.
Introspekcija įmanoma bet kurioje organizacijoje. Šis metodas turi šešis etapus: paruošimas, duomenų rinkimas, informacijos apdorojimas, analizė, ataskaita, tolesnė kontrolė. Dėl to pateikiamos rašytinės rekomendacijos, kuriose sprendžiami organizacinės struktūros tobulinimo klausimai.
Analizės metodas iš apačios į viršų
Asmeninių tikslų ir uždavinių užsibrėžimo dėka tiksliai fiksuojamas darbuotojo indėlis į nustatytų verčių ir parametrų pasiekimo procesą. Atkreiptas dėmesys į:
- Atsižvelgdami į tinkamas sąlygas integruoti kiekvieno darbuotojo darbo procesą su užduotimis, tikslais irstrategijos, užtikrinančios organizacinės struktūros adekvatumą.
- Sąlygų sudarymas, kad visi būtų suinteresuoti pasiekti geriausią rezultatą.
- Analizės iš apačios į viršų metodas leidžia įvertinti ir individualų darbą.
Pažymėtina, kad nagrinėjamas metodas gali būti naudojamas ne tik analizei, bet ir sprendžiant kai kurias esmines problemas, kurios yra susijusios su organizacijos valdymu. Tai apima:
- Tikslo pasiekimo proceso dialogu dėl jo nustatymo ir būdo jį pasiekti apibrėžimas.
- Darbuotojų sutelkimas į veiklos lūkesčius.
- Darbų vykdymo programos formavimas dėl tam tikrų užduočių sprendimo terminų konkretizavimo.
- Palengvintas darbo užmokesčio apskaitos sistemos valdymas, galimybė sukurti pagrįstą pagrindą mokėti atlyginimą už puikų pareigų atlikimą ir pasiekimus darbe.
- Vertinimas, ar darbuotojas turėtų būti paaukštintas ir ar jis turi gerą darbą.
Todėl šį metodą labai gerai papildo organizacinė ir teisinė valdymo sistema, kuri standartizuoja požiūrį į maksimalų situacijų skaičių.
Apie funkcijas
Pagrindiniai ir svarbiausi yra: organizavimas, planavimas, reguliavimas, koordinavimas, motyvavimas, kontrolė ir reguliavimas. Tai pasireiškia struktūroje, taisyklėse, kultūroje, procesuose. Organizacinės sistemos valdymas numatometodų ir technikų rinkinio panaudojimas, racionalus jų derinimas, nustatytas santykis, siekiant valdyti elementus laike ir erdvėje. Reikia stengtis sukurti kuo palankiausias sąlygas. Tokiu atveju turėtų būti aiškiai išdėstytos, sutartos organizacinių sistemų valdymo funkcijos, atribotos skirtingų asmenų atsakomybės.
Ir tai ne tik žodžiai. Reikėtų prisiminti, kad funkcijos yra specialios specializuotos valdymo veiklos rūšys, atsiradusios darbo pasidalijimo procese. Kiekvienas iš jų įgyvendinamas valdymo užduočių komplekse. Taip pat reikia atsiminti, kad funkcijos yra pasikartojanti veikla. Juos gali atlikti vienas asmuo, vienetas ar jų grupė. Funkcijų skaičius ir sudėtis priklauso nuo daugelio veiksnių: gamybos plėtros masto, lygio ir struktūros, organizacijos dydžio, įmonės ryšių su kitais panašiais objektais, nepriklausomumo ir techninės įrangos lygio.
Atliekamos konkrečios pareigos
Vadybos funkcijos turėtų teikti kryptį ir aptarnauti organizacijos veiklą. Kiekvienas iš jų turėtų turėti konkretų tikslą, pakartojamumą, turinio vienodumą. Be to, funkcijos turi būti objektyvios. Tai lemia paties valdymo proceso poreikis sąlygomis, kuriose užtikrinamas bendras žmonių darbas. Be to, funkcijos yra pagrindas nustatant administracinio aparato dydį ir struktūrą. Ji turėtų vienyti visus santykinai izoliuotus, nors apskritai neatsiejamai susijusiusstruktūros. Daugeliu atžvilgių juos įtakoja organizacijos valdymo sistemos tikslai.
Funkcijų sąrašas
Kad geriau suprastume šią temą, pažiūrėkime, su kuo turime susidurti praktiškai:
- Organizavimo funkcija. Užsiima praktiniu planų ir programų įgyvendinimu. Ji įgyvendinama kuriant organizaciją, formuojant jos struktūrą, paskirstant darbus tarp padalinių ir darbuotojų, taip pat koordinuojant jų veiklą.
- Motyvacinė funkcija. Ji specializuojasi nustatant žmonių poreikius, taip pat pasirenkant šiuo atveju efektyviausią ir tinkamiausią būdą jiems patenkinti. Visa tai daroma siekiant užtikrinti maksimalų darbuotojų susidomėjimą tikslų, su kuriais susiduria organizacija, siekimo procesu.
- Valdymas. Tai būtina norint laiku nustatyti klaidas, gresiančius pavojus, nukrypimus nuo reikalaujamų standartų ir sudaro pagrindą nuolatiniam tobulėjimui.
Papildomos funkcijos
Organizacija turi turėti atitinkamą:
- Reitingavimo funkcijos. Jas reikėtų vertinti kaip moksliškai pagrįstų apskaičiuotų verčių kūrimo procesą. Jų pagalba įvertinami kiekybiniai ir kokybiniai parametrai.
- Tvarkaraštis. Būtina griežtai reguliuoti objektų elgesį įgyvendinant darbuotojams keliamus tikslus ir uždavinius.
- Koordinavimo funkcija. Užtikrina organizacijos nuoseklumą irgerai koordinuotas darbas įgyvendinant suplanuotas užduotis.
- Reguliavimo funkcija. Tiesiogiai susikerta su kontrole ir koordinavimu. Jei veikiant išorinei/vidinei aplinkai atsiranda nukrypimų nuo reikalingų parametrų, tuomet reikia pakoreguoti situaciją taip, kad ji neviršytų nustatytų ribų.
Apie užduotis
Organizacinė sistema kuriama tam, kad būtų pasiektas tam tikras tikslas. Pavyzdžiui, gauti maksimalias įmanomas pajamas. Arba 100 milijonų rublių. Kad ir kaip būtų, bet pakeliui į tikslą turite išspręsti daugybę užduočių, kurios leistų jums tai pasiekti. Reikėtų pažymėti, kad jie skiriasi savo mastu, pasekmėmis, svarba, poveikiu ateičiai ir įgyvendinimo sudėtingumu.
Organizacinių sistemų valdymo aukščiausiu lygiu užduotys yra svarbiausios ir būtiniausios siekiant rezultatų. Galų gale, jei profesionalus darbuotojas padaro ką nors ne taip, tai dar galima palyginti. Ypač jei greitai atpažįstate ir sustojate. Tuo tarpu pačios aukščiausios vadovybės klaidos turi daug pražūtingesnių pasekmių. Be to, juos sustabdyti gana sunku, tam būtina pasitelkti akcininkų/steigėjų paramą.
Tačiau identifikavimo procesas taip pat svarbus. Iš tiesų mūsų sąlygomis taip sutvarkyta, kad aukščiausioji vadovybė nėra nuolat tikrinama. O kad įvykių eiga nevyksta taip, kaip turėtų, galite sužinoti tiek kontroliuojant, tiek stebint įvykius, tiek pastebėjus anomaliją ataskaitoje, kurivaldytojai teikia savininkams. Norint efektyviai vykdyti iškeltus uždavinius, būtina užtikrinti, kad būtų tinkama valdymo sistemos organizacinė struktūra, kuriai nebūtų neatskaitingo asmens.
Apie plėtrą
Organizacinės sistemos nestovi vietoje kaip akmenys. Visada vyksta kažkoks judėjimas (nebūtinai į gerąją pusę). Bet jei pažvelgti iš tūkstantmečių aukščio, tai organizacinių ir ekonominių sistemų valdymas vis dar tobulinamas ir plėtojamas. Kartais tam įtakos turi naujų metodų ir požiūrių kūrimas. Mokslo ir technologijų pažanga taip pat gali turėti įtakos. Pavyzdžiui, kas yra valdymas nenaudojant informacinių technologijų? Net jei žmogus pats dirba individualaus verslininko statusu, kompiuteris/išmanusis telefonas padeda vesti apskaitą, siųsti duomenis mokesčių tarnybai, statistikos institucijoms ir daugeliui kitų struktūrų.
Bet ar galima sakyti, kad dabar pavyko pasiekti karūną plėtojant? Deja, ne. Net nepaisant jau egzistuojančių technologijų ir metodų, džiaugtis dar anksti. Juk kiek įvairių nuostabių atradimų žmonijos dar laukia ateityje. Paimkime, pavyzdžiui, dirbtinį intelektą. Sukūrus šio sprendimo pavyzdį su gerais veiklos rodikliais, tai, ką gali padaryti darbuotojas, kuriam nereikia miegoti, ilsėtis ir gauti atlyginimą, tiesiog nustebins ir privers prisitaikyti prie naujų sąlygų.
