Bendravimas yra būtinas bet kurios organizacijos sėkmei. Tai savotiška bet kurios įmonės „kraujotakos sistema“. Sėkmingi vadovai, aukščiausio lygio vadovai ir kompetentingi specialistai sėkmę pasiekė daugiausia dėl bendravimo įgūdžių. Kaip stiprinti ir kartu plėtoti tarpasmeninius, grupinius ir organizacinius ryšius, bus išsamiai aprašyta mūsų straipsnyje.
Bendravimo procesas – kas tai?
Bendravimas – tai apsikeitimo informacija procedūra, kurios pagrindu vadovas įgyja informaciją, reikalingą efektyviems sprendimams priimti, o taip pat priimtus sprendimus pateikia įmonės darbuotojams. Esant prastam bendravimo rezultatui, sprendimai gali pasirodyti klaidingi. Žmonės gerai nesupras, ko iš jų reikalauja valdžia, ir tai kupina tarpasmeninių santykių nutrūkimo. Komunikacijos procesų efektyvumą dažnai lemiasprendimų kokybė ir kaip jie bus įgyvendinami ateityje.
Informacija atlieka ypatingą vaidmenį įgyvendinant tarpasmeninius ir organizacinius ryšius. Tai yra bendravimo rezultatas, išorinė komunikacinės procedūros apraiška. Informacija užima ypatingą vietą žodiniame žmogaus elgesyje. Tai pereina iš vienos temos į kitą. Tuo pačiu metu asmenys, grupės ar visos organizacijos čia gali veikti kaip subjektai.
Bendrauti galima perteikiant idėjas, nuomones, įgūdžius, faktus, suvokimus ar pojūčius. Tam reikia gauti norimą atsakymą. Kartu reikia atsižvelgti į tai, kad organizacijos komunikacijos ir informacijos sistema yra skirtingi reiškiniai, nors ir tarpusavyje susiję. Taigi bendravimas yra ne tik tai, kas perduodama, bet ir tai, kaip šis „kažkas“perduodamas. Informacija yra tik neatsiejama komunikacijos proceso dalis.
Organizacijos komunikacijos sistema
Bendravimas yra procesas, kurio metu du ar daugiau žmonių keičiasi tam tikra informacija. Pagrindinis organizacijos komunikacijos tikslas – pasiekti informacijos, kuria reikia keistis, supratimą. Juk pats mainų faktas negarantuoja įgyvendintos procedūros sėkmės.
Organizacinė komunikacijos sistema susideda iš kelių dalykų:
- siuntėjas – asmuo, kuris generuoja idėją arba pasirenka informaciją perduoti;
- kanalas – informacijos rinkinio perdavimo priemonė;
- gavėjas – informaciją gaunantis ir ją interpretuojantis asmuo;
- pranešimai – tiesioginė informacija, užkoduota konkrečių simbolių serija.
Siuntėjas ir gavėjas yra du pagrindiniai subjektai. Bendravimo proceso metu jie pereina keletą tarpusavyje susijusių etapų. Jų užduotis – sukurti pranešimą ir naudoti kanalą jai perduoti taip, kad abi pusės vienodai interpretuotų pirminę idėją. Tai gana sudėtinga užduotis, nes kiekvienas tolesnis žingsnis gali iškreipti idėjos prasmę.
Keturi tarpasmeninio ir organizacinio bendravimo etapai atrodo taip:
- idėjos generavimas;
- norimo informacijos perdavimo kanalo kodavimas ir parinkimas;
- informacijos perdavimas;
- dekodavimas.
Šiek tiek daugiau apie kiekvieną veiksmą.
Komunikacijos elementai
Dažnai bendravimo procedūra gali užtrukti vos kelias sekundes, todėl yra gana sunku išskirti kokius nors konkrečius jos etapus. Nepaisant to, sociologai nustatė ir išanalizavo keturis pagrindinius komunikacijos proceso etapus.
Pirmasis etapas vadinamas idėjų generavimu. Organizacinė komunikacija – tai procedūra, kuri prasideda nuo tam tikros informacijos formulavimo. Siuntėjas išsprendžia problemą pristatydamas pranešimą. Dažnai tokie bandymai žlunga jau pirmajame etape, nes siuntėjas neskiria pakankamai laiko mintims apmąstyti.
Daugelis ekspertų pabrėžia svarbą, net ir vyraujančiąpirmojo etapo vertė. „Nepradėkite kalbėti, kol nepradėjote galvoti“, – kartą pasakė Amerikos pilietinio karo herojus Jeffersonas Davisas. Visada turėtumėte galvoti apie idėją, kurią norite perteikti gavėjui. Turite būti tikri dėl šios idėjos aktualumo ir tinkamumo, taip pat dėl konkrečios situacijos ir tikslo.
Antrasis veiksmas vadinamas kodavimu ir kanalo pasirinkimu. Organizacinė bendravimo kultūra reikalauja iš naujo suformuluoti idėją, kurią siuntėjas nori perteikti į tam tikrus simbolius. Tai gali būti žodžiai, gestai, intonacijos ar kažkas kita. Būtent kodavimas idėją paverčia užbaigtu pranešimu.
Siekdamas gerai perteikti mintį, siuntėjas turi pasirinkti kanalą, suderinamą su kodavimui naudojamų simbolių tipu. Žinomiausios yra kalba, rašymas, įvairios elektroninės laikmenos: vaizdo įrašai, el. paštas, kompiuteriai ir kt. Medžiagos perdavimas negalimas, jei kanalas netinkamas pasirinktų personažų fizinei formai. Taip pat reikėtų pažymėti, kad komunikacijos procesų efektyvumas gali sumažėti, jei kanalas neatitinka pirmajame etape sukurtos idėjos.
Trečias tarpasmeninio, grupinio ar organizacijos bendravimo procedūros etapas yra tiesioginis informacijos perdavimas. Siuntėjas pranešimui pristatyti naudoja kanalą – užkoduota idėja perduodama fiziškai.
Galiausiai paskutinis veiksmas vadinamas dekodavimu. Gavėjas verčia gautus siuntėjo sudarytus simbolius įsavo mintis. Komunikacijos užbaigimas yra susijęs su dviejų proceso subjektų idėjos formulavimu.
Bendravimo tipai
Organizacinė komunikacija yra platus ir labai didelis procesas, kuriame yra daug skirtingų elementų. Pagal labiausiai paplitusią klasifikaciją komunikacinė procedūra skirstoma į vidinę ir išorinę. Išorinis procesas – tai organizacijos ir išorinės aplinkos sąveika. Be to, išoriniai veiksniai stipriai veikia organizacijos veiklą.
Įmonės naudoja įvairias priemones bendrauti su išorinės aplinkos komponentais. Esami potencialūs vartotojai reikiamą informaciją gauna per reklamą ar kitas prekių reklamavimo priemones. Čia itin svarbus tam tikras įvaizdis, kuris sudaro organizacijos įvaizdį.
Antrojo tipo komunikacija vadinama vidine. Tai yra organizaciniai ryšiai tarp skirtingų lygių ir skyrių. Jie gali būti formalūs arba neoficialūs.
Oficialios komunikacijos sąsajos yra reiškiniai, nulemti įmonės organizacinės struktūros, valdymo lygių ir funkcinių vienetų ryšio. Neoficialus bendravimas yra vadinamasis „gandų kanalas“. Gandai ne visada laikomi netikslia informacija. Tyrimai rodo, kad daugiau nei 80 % organizacinių gandų turi labai realią ir gerai pagrįstą įvykių bazę.
Organizacinė komunikacija yra plačiausia neformalių kanalų sistema. Tai gali apimti šių tipų informaciją:
- organizacinės struktūros keitimas;
- būsimos akcijos ir pervedimai;
- organizacinių ginčų detalės;
- būsimas gamybos mažinimas;
- neformalūs susitikimai ir kt.
Pagal kitą klasifikaciją, organizacijos komunikacijų struktūrą formuoja lygiai. Taigi, informacijos perdavimo procesai gali būti įgyvendinami vertikaliai – tai yra, jie gali būti besileidžiantys ir kylantys. Nusileidžianti informacinių procesų grupė – tai informacijos perkėlimas iš aukštesnio lygio į žemesnį – pavyzdžiui, kai darbuotojo klausiama apie užduotis, prioritetus, norimus rezultatus ir pan.. Komunikacija aukštyn vykdoma pasiūlymų, ataskaitų forma., aiškinamieji užrašai ir kt.
Taip pat turėtumėte pabrėžti komunikacijos procesus tarp skyrių, tarp darbo grupės ir valdžios institucijų, profesinių sąjungų atstovų ir vadovybės ir kt.
Bendravimo kliūčių tipai
Organizacinės bendravimo kultūros efektyvumas gali būti pastebimai sumažintas dėl vadinamųjų barjerų – tarpasmeninių barjerų. Sistemos lygiu jie skirstomi į keletą tipų.
Pirmoji kliūtis gali būti dėl suvokimo sąlygų. Vadovo ar bet kurio kito valdymo struktūros atstovo darbas – suvokti suvokimo esmę, nustatyti „tikrovę individui“. Yra žinoma, kad žmonės reaguoja ne į tikrus reiškinius savo aplinkoje, o įšių reiškinių suvokimo būdai. Suvokus veiksnius, turinčius įtakos suvokimui, galima įveikti daugybę kliūčių.
Dažniausias suvokimo barjero pavyzdys yra konfliktas tarp gavėjo ir siuntėjo veiklos sričių. Ta pati informacija gali būti interpretuojama skirtingai, atsižvelgiant į jų patirtį. Žmonės gali gauti informaciją pasirinktinai, atsižvelgdami į savo interesus, pažiūras, reikalavimus ir emocinę būseną.
Kitas organizacijos komunikacijos barjeras vadinamas semantiniu. Semantika yra žodžių vartojimo ir jiems prasmės suteikimo mokslas. Dažnai tam tikri žodžiai sukelia nesusipratimų, nes priklausomai nuo konteksto gali pakeisti savo reikšmę.
Nežodinės kliūtys yra trečioji bendravimo kliūčių grupė. Mes kalbame apie bet kokius simbolius, išskyrus žodžius. Tai šypsena, įsitempęs veidas, suraukti antakiai, akių kontaktas ir kt. Čia ypač svarbi intonacija – kaip tiksliai ištariami žodžiai. Vienai ir ta pačiai frazei gali būti suteiktas skirtingas pobūdis, nevienoda emocinė konotacija.
Neefektyvus grįžtamasis ryšys yra ketvirtas probleminis organizacijos komunikacijos veiksnys. Visi žino, kokios vertės yra bent kokia reakcija į išsiųstą žinutę. Priešingu atveju viena iš šalių manys, kad ryšys nepavyko.
Problemų sprendimas organizacijos komunikacijos sistemoje
Šiuo metu yra sukurtos kelios strategijosefektyviai įveikti komunikacijos kliūtis ir pagerinti komunikacijos efektyvumą organizacijos darbuotojų lygiu.
Pirmiausia, įmonės vadovybė turėtų atkreipti dėmesį į savo darbuotojų bendravimo įgūdžių ugdymą. Populiariausias tiriamųjų sąveikos būdas – aktyvus klausymas. Šios technikos prasmė slypi klausytojo gebėjime padėti kalbėtojui tiksliai pasakyti tai, ką jis iš pradžių ketino perteikti. Yra keli aktyvaus klausymo principai:
- užduokite klausimų, bet nepertraukite kalbėtojo;
- atskleiskite pašnekovą jums, sukurkite draugišką ir šiltą atmosferą;
- būkite kantrūs ir venkite konfliktų mokymosi etape;
- rodyti simpatiją ir susidomėjimą pašnekovu;
- stenkitės neutralizuoti blaškymąsi, venkite pašalinių trukdžių.
Antra, viršininkai turi išsiaiškinti savo norus ir idėjas, prieš perduodant juos. Būtina reguliariai mąstyti ir analizuoti klausimus ir problemas, kurias reikia paversti perdavimo objektais.
Veiksmingą organizacijos komunikaciją galima pasiekti naudojant tokius metodus kaip grįžtamojo ryšio teikimas, „žiūrėjimas iš išorės“, jautrumas galimoms problemoms ir kt.
Tarpasmeninis bendravimas
Bet kokia organizacinės komunikacijos forma bus laikoma sėkminga tik tuo atveju, jei jos pagrindiniai elementai bus kokybiškai suformuoti -tarpasmeninio bendravimo reiškiniai. Kaip teisingai suprojektuoti dviejų ar daugiau dalykų bendravimą? Norėdami pradėti, atsiminkite kelis principus:
- to, kas buvo pasakyta ar išsiųsta, sunaikinimo negrįžtamumas;
- grįžtamasis ryšys kaip būtina bendravimo proceso sąlyga;
- tarpasmeninio bendravimo visuomenėje negrįžtamumas ir neišvengiamumas.
Yra trys pagrindinės bendravimo formos. Tai gerai žinomas dialogas, monologas ir polilogas. Būtent pastaroji forma vaidina ypatingą vaidmenį kuriant organizacinę komunikacijos formą.
Būdai, kaip optimizuoti komunikacijos procesus
Ypatingą dėmesį atkreipkite į atsiliepimus. Tai esminis organizacijos komunikacijos elementas. Negalima nuvertinti šio komponento vaidmens. Būtent atsakas komunikacijos procesą paverčia kokybiškiausiu ir veiksmingiausiu.
Atminkite, kad atsiliepimai turi būti pateikti laiku ir aiškiai susisteminti. Jame turėtų būti perfrazuotas originalus pranešimas ir keletas paaiškinančių klausimų. Nepageidautina vertinti pradinį pranešimą – tiek neigiamą, tiek teigiamą.
Dažniausias ir patikimiausias būdas gauti atsiliepimų yra užduoti klausimus. Dažniausiai jie reikalingi norint palyginti gaunamą žinutę su tuo, ką gavėjas iš pradžių norėjo išgirsti. Tas pats pasakytina ir apie siuntėją: jis gali užduoti papildomų klausimų gavėjui, kad galėtų palyginti siunčiamą medžiagą su tuo, kas iš pradžių turėjo būti suformuluota.
Užefektyvus organizacijos komunikacijos valdymas, būtina stengtis lavinti darbuotojų techninius bendravimo įgūdžius – būtent rašyti atmintines, naudotis faksu, el. paštu ir pan.
Turi būti aiškiai nustatytos valdymo sistemos ir bendravimo kultūra. Šiuolaikinės organizacijos gali naudoti korporacinio tipo „karštąsias linijas“– kai darbuotojai gali bet kada naudotis informacijos mainais, užduoti aiškinamuosius klausimus, išsakyti savo mintis ir vertinimus, organizuoti bendrus piknikus, ekskursijas ir pan. Visa tai yra neformalūs organizacijos komunikacijos pavyzdžiai.
Taigi, yra nemažai būdų, kaip pagerinti organizacijos komunikacijos efektyvumą. Kartu išlieka aktualus vienas klausimas: kodėl apskritai reikalingos duomenų mainų ir komunikacijos procedūros? Kokią reikšmę jie turi ir kokią reikšmę jie turi? Pabandykime tai išsiaiškinti toliau.
Bendravimo svarba organizaciniame procese
Šiuolaikinis laikotarpis komunikacijos procesų raidoje leidžia vertinti šį reiškinį kaip produktą, nulemtą socialinės gamybos poreikių. Tradiciniai veiksniai, tokie kaip darbas, žemė ir kapitalas, veiks tik tuo atveju, jei bus veiksmingai naudojamos duomenų mainų ir komunikacijos procedūros.
Komunikacija suprantama kaip informacijos perdavimo ir reagavimo sistema. Tai keitimasis žiniomis, intelektine nuosavybe, įvairia informacija ir kt. Vadovybės komunikacijos veiklos specializavimo tvarka išryškintaspeciali profesinės paslaugos rūšis, kurios tikslas – efektyvus visų rūšių organizacinio kapitalo formavimas ir kompetentingas vystymas. Šį tikslą galima pasiekti tik naudojant specialias informacijos perdavimo technologijas, priemones, metodus ir mechanizmus.
Žinoma, kad be bendravimo nėra bendravimo, o be bendravimo negali būti nė kalbos apie jokios grupės egzistavimą. Taigi bendravimas yra esminė grupės vystymosi ir jos gyvenimo sąlyga.
Visą komunikaciją galima suskirstyti į dvi grupes: formalų ir neformalų. Pirmoji grupė apima nustatyto tipo elementus, ty tuos, kurie vyksta kontrolės procese. Neformalios komunikacijos rūšys turi mažesnę dalį. Jie atsiranda spontaniškai ir dažniausiai nėra aptariami. Tuo pačiu metu kiekvienas darbuotojas žino savo egzistavimo faktą.
Vadovas ar kitas vadovas turi gerai įvaldyti bendravimo priemones. Jo pareigos apima teisingą gautų įrankių naudojimą bendravimo procese, kliūčių ir kliūčių įveikimą.
Komunikacijos organizacinis elgesys yra informacijos perdavimas vadovams ir sprendimų perteikimas atlikėjams. Be komunikacijos procesų neįmanoma sukurti organizacijos, taip pat užtikrinti žmogaus veiklos koordinavimą.
Taigi informacijos perdavimo procedūra padeda visame kame: leidžia užtikrinti ryšį tarp konkrečios organizacijos ir išorinės aplinkos, organizuotivisų valdymo funkcijų sąveika ir priimtų sprendimų nuoseklumas.
Ryšio tinklų tipai
Kalbant apie organizacijos komunikacijos sistemą, būtina išskirti komunikacijos tinklo sampratą. Du organizaciniai vienetai, sujungti linija, vadinami kanalu. Informacijos perdavimo metu kanalas gali susieti du ar daugiau organizacinių vienetų. Taip formuojasi informacinis tinklas – gana įprastas reiškinys bet kuriai organizacijai.
Tinklai atidaryti ir uždaryti. Atvirosios neturi jokių kliūčių informacijos srautui turimais kanalais. Tai, pavyzdžiui, yra „grandinė“– linijinis ryšys, skirtas informacijos perdavimui. "Grandinė" yra efektyvi pasikartojančioms, įprastoms operacijoms, tačiau yra menkai pritaikyta darbui nuolat kintančiomis sąlygomis. Panaši schema yra "Ratas". Visa informacija anksčiau ar vėliau atiteks darbuotojui, kuris užima pagrindinę vietą.
Uždaruose tinkluose informacija skleidžiama ribotai. Jas naudoja organizacijos, kurios saugo komercines paslaptis.
