Pristatant darbo rezultatus labai svarbu parengti savo kreipimąsi į auditoriją, atsižvelgiant į pagrindinius žodinio bendravimo reikalavimus. Pranešimo dizainas leidžia aiškiai ir glaustai pateikti informaciją, kuri būtų lengvai suvokiama auditorijai. Atsižvelgiant į tai, svarbu laikytis pranešimo pateikimo taisyklių, kurios padės padaryti jūsų kalbą įdomią.
Pagrindinis kalbėtojo tikslas iš esmės yra:
- per trumpą laiką informuoti klausytojus apie ką nors;
- demonstruokite vaizdinę medžiagą (diagramas, grafikus, diagramas…);
- stenkitės perteikti informaciją lengviausiai prieinamais būdais;
– iš viso tomo iškristalizuoti naudingiausią ir svarbiausią informaciją, pateikti duomenis ir faktus, kad juos būtų lengva prisiminti.
Atsižvelgiant į tikslą, temą, veiklos sritį, kurioje ji skelbiama, priklauso ir ataskaitos dizainas. Galite rašyti pranešimą laisva forma ir taip pat laisvai elgtis su pranešėju demonstracijos metu. Kartais būtina laikytisbūtini statybiniai blokai.
Pavyzdžiui, mokslo srities pranešimų dizainas visada yra struktūrizuotas ir identiškas moksliniam darbui, apie kurį siūloma pristatyti.
Pažvelkime į pagrindinius ataskaitos komponentus. Kaip pavyzdį paimkime mokslinį darbą reprezentuojančio pranešimo dizainą. Panašus veiksmų algoritmas tinka rengiant ataskaitą bet kokia tema.
- Tekstas turi prasidėti sveikinimu. Pavyzdžiui: „Gerbiami dalyviai, komisijos nariai, svečiai (čia reikėtų išvardyti pagrindines dalyvaujančių žmonių grupes, priklausomai nuo renginio pobūdžio)!“.
- Supažindinti susirinkusius su aiškiu pranešimo temos pavadinimu. Tai galite padaryti: „Jūsų dėmesys kviečiamas į pranešimą šia tema … Leiskite man pradėti nuo …“(Jei tai mokslinė tema, galite pradėti nuo siūlomos temos aktualumo, tada pereikite toliau į tikslą, užduotis, o tada į proceso ir rezultatų apžvalgą).
- Toliau, po įvadinės dalies, galite pradėti perpasakoti pagrindinį mokslinių (rinkodaros ir kt.) tyrimų procesą. Šį perėjimą pageidautina pabrėžti žodžiais. Žiūrovams bus lengviau orientuotis, o jums – išlaikyti dėmesį. Ją galima suformuluoti taip: „Dabar leiskite man pereiti prie pagrindinių tyrimo rezultatų. Leiskite dabar išsamiau pristatyti mūsų tyrimo etapus.“
- Būtų labai gerai visą informaciją suskirstyti į blokus. Tai galima padaryti pasiūlant visą procesą nagrinėti atskirais etapais. Pavyzdžiui: „Temos tyrimai… vyko mkeli etapai. Dabar apie juos trumpai pakalbėsime. Taigi, pirmajame etape mes kreipėmės į….
Ši pranešimo dalis yra informatyviausia, ilgesnė, todėl reikia pasirūpinti, kad žiūrovų susidomėjimas neišblėstų. Įvairi pristatymo medžiaga, kurioje yra grafikai, diagramos, iliustracijos ir kt., padės tai padaryti.
Tačiau reikia atsiminti, kad per didelis jų kiekis gali dar labiau išvarginti publiką ir suerzinti. Todėl verta rinktis svarbiausias ir reikalingiausias skaidres, kurios sustiprina jūsų kalbą, ir vengti visokių paveikslėlių kaleidoskopo, kuriuos žmogus vargu ar turės laiko pamatyti, o juo labiau suprasti.
- Verta manyti, kad turite aiškiai suprasti, kuri iliustracija pateikiama kartu su tekstu. Jie turi derėti ir papildyti vienas kitą. Viso pranešimo tekste labai reikia pasižymėti, kokia būtent skaidrė turi būti ekrane, kai tariate tam tikrus žodžius.
- Pranešimo pabaigoje būtina trumpai apibendrinti svarbiausius dalykus, padaryti logišką išvadą. Trumpai pasakyti. prie ko priėjote išvadose, kokius vystymosi kelius matote toliau.
- Būtinai padėkokite už dėmesį, pasiūlykite pereiti prie diskusijos.
Apibendrinant galime pasakyti: „Ačiū (kažkam) už galimybę pasisakyti, susirinkusiems už dėmesį. Siūlau pereiti prie pateiktų rezultatų aptarimo.“
Kaip matote, ataskaitos dizainas turėtų būti kuo struktūriškesnis. Tai yrapadės pačiam kalbėtojui nesunkiai orientuotis informacijoje, atsakys į klausimus, galės vėl ir vėl grįžti prie teksto esant diskusijų punktams, taip pat visos diskusijos metu.
