Žmogiškųjų išteklių valdymas yra vienas sudėtingiausių reguliavimo elementų organizacijoje. Juk darbuotojai turi savo potencialą, savo interesus, emocijas, gebėjimą savarankiškai priimti sprendimus ar kritikuoti vadovybės įsakymus. Todėl neįmanoma numatyti reakcijos į vadovų sprendimų taikymą.
Kad organizacijos gyvavimas būtų ilgas ir jai keliami tikslai būtų pasiekti, būtina sukurti tinkamą valdymo sistemą.
Sistema – tai visų komponentų išdėstymas ir jų sujungimas į vieną visumą, siekiant bendro tikslo. Kitaip tariant, tai tvarkingumas ir pavaldumas pagrindinei užduočiai.
Valdymas apima funkcijas: planavimą, motyvavimą, organizavimą ir kontrolę. Jų pagalba pasiekiamas užsibrėžtų užduočių įvykdymas.
Valdymo sistemos yra tvarkingi planavimo, organizavimo, motyvavimo, kontrolės procesai. Jais siekiama įvykdyti gamybos uždavinius ir pasiekti pagrindinį organizacijos egzistavimo tikslą.
Valdymo sistemos komponentai
Organizacijos valdymo sistema apimavisi vykstantys procesai, taip pat visos įmonės paslaugos, posistemės, komunikacijos. Komandą įmonėje galima suskirstyti į dvi grupes. Pirmasis yra valdomas, antrasis yra valdomas.
Pažvelkime į juos. Valdoma grupė apima elementus, kurie dalyvauja materialinio ir dvasinio turto kūrimo ar paslaugų teikimo procese. Tai pavaldiniai. Valdymo grupė atlieka visas funkcijas, reikalingas organizacijai pavestoms užduotims vykdyti, tam turi turėti reikiamų išteklių: materialinių, darbo, finansinių. Ji koordinuoja visų darbuotojų darbą ir valdo visas technines priemones, tokias kaip komunikacijos, įranga, taip pat yra atsakinga už gamybinį darbą ir tolesnio organizacijos tobulinimo procesą. Tai yra lyderiai.
Priklausomai nuo organizacijos struktūros ir pavaldinių skaičiaus, vadovai gali būti keli, o jie visi pavaldūs vienam vyriausiajam vadovui.
Išskiriami šie valdymo posistemio etapai:
- planavimas – parodo, kokį rezultatą galima pasiekti;
- reguliavimas - optimalaus nustatyto darbo režimo palaikymas;
- rinkodara;
- apskaita;
- kontrolė.
Valdymo sistemos yra sistemos, kurios sujungia visus šiuos komponentus, kad būtų pasiektas aukščiausias organizacijos tikslas.
Tema ir objektas
Bet kuri sąvoka turi savo dalyką ir objektą. Apsvarstykite, kokie jie yra personalo valdymo sistemoje.
Objektai:
- darbuotojai;
- darbuotojai;
- darbuotojų grupės;
- darbo komanda.
Valdymo sistemos subjektui atstovauja įvairios valdymo personalo struktūros.
Vadovavimo tipai
Koordinavimas organizacijoje gali būti keturių formų:
- Tiesinis, kai kiekvienas pavaldus vadovas yra pavaldus viršininkui. Jų veiksmai yra koordinuoti ir nukreipti į konkrečių tikslų įgyvendinimą. Dažniau naudojamas žemesnio lygio organizacijose.
- Funkcinis. Yra kelios valdymo organų grupės, kurių kiekviena atsakinga už konkrečią veiklą. Pavyzdžiui, vienas skirtas planavimui, kitas – techninei bazei. Tačiau kyla sunkumų, kai darbuotojams „nukeliauja“kelios skirtingos užduotys ir jas reikia atlikti greitai. Idealus tokios sistemos egzistavimo variantas yra derinys su linijine.
- Linijinis personalas. Būstinė kuriama vadovaujant tiesioginiams vadovams. Tuo pačiu jie nepriima jokių sprendimų, o tik pataria ir vadovauja darbuotojams. Jie skirti sumažinti ir paskirstyti tiesioginio vadovo pareigas.
- Matrica. Valdymas vyksta tiek horizontaliai, tiek vertikaliai. Tokios struktūros naudojamos statybvietėms valdyti, kur kiekvienas kompleksas suskirstytas į mazgus, turinčius savo lyderį.
Įmonės koordinavimo struktūros pavyzdys
Panagrinėkime gamykloje esančios parduotuvės grindų valdymo sistemos pavyzdį.
Cechas yra viena pagrindinių grandžių, atsakingų už visos gamybos funkcionavimą. Už pasiekimusorganizacijos tikslų, būtina sukurti tinkamą valdymo sistemą.
Seminare direktorius skiria viršininką ir jo pavaduotojus, kurie turi organizuoti iš aukščiausiojo vadovo gautų užduočių įgyvendinimą. Tuo pačiu cecho vadovas pats turi kontroliuoti personalo požiūrį į gamybos išteklius. Gali būti, kad ši funkcija patikėta specialiai priskirtam darbuotojui. Taigi, pavyzdžiui, kontroliuojamas žaliavų suvartojimas, saugos taisyklių laikymasis ir cecho sanitarinė priežiūra.
Koordinavimo struktūra apima meistrų buvimą, kurie priima užduotis iš meistro ir paskirsto jas darbuotojams. Taip pat organizuoja jų įgyvendinimą, teikia profesionalią pagalbą, prireikus padeda meistrui kontroliuoti.
Šiuolaikinis įmonės valdymas
Dabartinėmis sąlygomis personalo darbo koordinavimas reikalauja ypatingų vadovo įgūdžių. Tai lemia nestabili ekonominė padėtis ir konkurencija. Todėl kurdamas modernias valdymo sistemas vadovas turi žinoti jų konstravimo principus.
Kad įmonė veiktų ir vystytųsi, jos produktai turi būti konkurencingi. Tai labai priklauso nuo to, kokia valdymo strategija bus pasirinkta. Įmonei ji turi būti unikali – tai pagrindinis sėkmingos egzistavimo ženklas.
Kad įmonė egzistuotų ilgą laiką ir gautų pelną, produktai turi atlaikyti konkurenciją. Dėlreikia pagerinti kokybę:
- Turėkite reikiamų išteklių: žaliavų, medžiagų, komponentų.
- Gamybos linijų tobulinimas: atnaujinkite įrangą, kad pagerintumėte produkto kokybę.
- Periodiškai kelti darbuotojų kvalifikaciją.
- Parduokite savo produktus.
Pirmas dalykas, nuo kurio profesionalus vadovas turėtų pradėti, yra sukurti valdymo sistemas, išanalizuoti įmonę, apsvarstyti, kokių elementų trūksta tikslui pasiekti, ir išsiaiškinti, kaip juos pasiekti. Kuriant plėtros strategiją būtina atsižvelgti į:
- ilgalaikiai įmonės plėtros tikslai;
- ištekliai;
- technologija;
- valdymo sistema.
Tai yra, įmonė, siekdama savo tikslų, turi turėti visus reikiamus išteklius, kokybiškas technologijas, kurios apdoros šiuos išteklius, ir gerai sukurtą valdymo sistemą.
Tuo pačiu strategija neturėtų būti monolitinė, o galinti keistis priklausomai nuo išorinių ir vidinių veiksnių. O valdymo sistemos uždavinys – kontroliuoti ir laiku koreguoti strateginius organizacijos tikslus.
Todėl efektyvus šiuolaikinės įmonės valdymas turi būti mobilus ir priklausyti nuo aplinkos veiksnių.
Valdymo sistemų tipai
Valdymo sistemos – tai tokios valdymo veiklos sritys, kurios yra susijusios su konkrečių problemų sprendimu, nukreiptos į sėkmingą įmonės funkcionavimą.
Yra dvi pagrindinės kategorijos:
- bendra – įmonės valdymas kaip visuma;
- funkcinis - tam tikrų įmonės dalių valdymas.
Valdymo sistema – tai kompleksinis bendrųjų ir funkcinių tipų bendradarbiavimas, siekiant užsibrėžtų tikslų.
Yra keletas valdymo sistemų formų, pažvelkime į kai kurias iš jų:
- strateginis planavimas;
- vadyba: įmonės vadovai, darbuotojai, vidinė ir išorinė komunikacija, gamyba;
- konsultavimas.
Tokiomis lyderystės rūšimis įmonė pirmiausiai išsikelia strateginius tikslus, kuriems pasiekti būtina mokėti koordinuoti vadovų darbą. Tai leidžia tobulinti valdymo struktūrą. Darbuotojų darbo koordinavimas leidžia nukreipti jų veiklą tinkama linkme. Tuo pačiu metu vyksta sąveika tarp įmonės ir išorinės aplinkos: tiekėjų, klientų, darbuotojų.
Valdymo sistemų tipus taip pat lemia valdymo objektai ir skiriasi jų turinys. Pavyzdžiui, pagal turinį galima išskirti:
- normatyvus;
- strateginis;
- veiklinis.
Kiekvienas iš šių valdymo tipų sprendžia tik savo užduotis.
Koordinavimo sistema turėtų apjungti visus teigiamus aspektus, su kuriais bus lengviau vystytis organizacijai. Tada užsibrėžtas strateginis tikslas bus pasiektas.
Valdymo sistemų konstrukcijoje atsižvelgiamademokratinis centralizmas, darnus vadovavimo vienybės ir kolegialumo, atsakomybės, darbuotojų kūrybinio potencialo derinys.
Rekomendacijų gairės
Valdymo sistemų kūrimas turėtų būti grindžiamas šiais pagrindiniais principais:
- optimalus organizacijos struktūros padalijimas į atskirus elementus;
- hierarchinė struktūra su tinkamu galių paskirstymu;
- organinis visų organizacijos lygių ryšys;
- tikslų išdėstymas pagal svarbą;
- struktūrinių nuorodų nuoseklumas atliekant priskirtas užduotis;
- operatyvumas priimant vadovavimo sprendimus, jei iškyla poreikis;
- visi produkto gyvavimo ciklų etapai, hierarchinė struktūra, įvairios valdymo veiklos turėtų egzistuoti komplekse;
- sistemingas - visi valdymo darbai atliekami nuolat ir galioja ilgą laiką;
- reikia perimti sėkmingų užsienio kompanijų gamybos patirtį;
- vadybos sistemoje turėtų naudoti patikrintus mokslinius metodus;
- posistemių savarankiškumas;
- ekonominės funkcijos – projektuodami apsvarstykite galimybę sumažinti valdymo išlaidas;
- plėtros perspektyvos;
- vadybinių sprendimų aptarimas ir geriausių pasirinkimas;
- atsparumas ir gebėjimas išgyventi konkurencinėje aplinkoje;
- sukurkite patogias darbo sąlygas, kad darbuotojai darbe galėtų duoti visas savo jėgas;
- teisingai paskirstykite darbo sąnaudas konkrečioms užduotims atliktigamyba;
- organizacijos sistemos prisitaikymas prie išorinių ir vidinių pokyčių;
- izoliuotas valdymo procesas.
Sprendimo įgyvendinimas turi pereiti visus etapus: planavimą, organizavimą, koordinavimą, kontrolę.
Svarbu: vadovybės sprendimas turi būti aiškus ir suprantamas, būtina patikrinti, ar darbuotojas jį teisingai suprato. Tai išgelbės darbuotoją nuo nereikalingų judesių ir nukreips visas jo galimybes atlikti konkrečią užduotį.
Apsvarstykime valdymo sistemas ir technologijas.
Personalo valdymo technologija
Valdymo technologija yra įrankis, kuriuo valdomas personalas. Tai apima priemones, tikslus, būdus, kuriais darbuotojai daro įtaką, siekiant nukreipti juos atlikti būtinas užduotis.
Personalo valdymo sistemos ir technologijos užsiima:
- įdarbinimo organizavimas;
- vertinti darbuotojų kvalifikaciją;
- jų mokymas;
- karjeros pažanga;
- konfliktinių situacijų valdymas ir sprendimas;
- socialinio vystymosi darbuotojai;
- personalo saugos valdymas.
Šių principų taikymas taip pat priklauso nuo įmonės nuosavybės formos, veiklos stiliaus.
Valdymo sistemų kūrimas vykdomas atsižvelgiant į specialistų, dirbančių personalo valdymo srityje, profesionalumą ir kompetenciją.
Valdymo funkcijos
Kad vadybos sistemų diegimas būtų lengvas ir priimtas darbuotojų, vadovas turi atlikti šias pagrindines funkcijas:
Planavimas
Vadovas nuolat planuoja sprendimus, būtinus pagrindiniam įmonės tikslui pasiekti. Pasikeitus tikslui, sprendimai taip pat turėtų keistis laiku. Planavimas nukreipia organizacijos plėtrą tinkama linkme ir numato užduotis, kurias darbuotojai turi atlikti.
Organizacija
Siekiant geriau pasiekti įmonei keliamus tikslus ir planus, komandos darbas organizuojamas, teisingai paskirstant jį vertikaliai ir horizontaliai. Kiekvienas užsiima konkrečių užduočių sprendimu, bendradarbiauja su kitais darbuotojais.
Motyvacija
Siekdami paskatinti darbuotojus siekti geresnių rezultatų, vadovai naudoja motyvaciją. Jis gali būti dviejų tipų: išorinis ir vidinis (psichologinis).
Išorinis – apima materialinės naudos gavimą: priedus, priedus ir psichologinį – moralinį skatinimą, darbo vietos gerinimą, santykius kolektyve.
Control
Kad užduočių atlikimas būtų kokybiškas, tiesioginis vadovas turi stebėti.
Valdymas apima:
- stebėti, kas suplanuota;
- tikrinami tarpiniai rezultatai;
- gautų rezultatų palyginimas su planuotais;
- aptiktų neatitikimų ir nukrypimų nuo prognozių taisymas.
Šių keturių funkcijų veiksmasturėtų būti atliekami komplekse.
Išvada
Taigi valdymo sistemos yra pagrindinių organizacijos kūrimo, veikimo ir plėtros valdymo principų sutvarkymas. Tai daroma siekiant įmonei keliamų tikslų. Sėkmingai įmonės plėtrai didelę reikšmę turi valdymo sistemų projektavimas ir įdiegimas. Be tinkamai sukonstruotos vadovybės įmonės egzistavimas ir plėtra bus neįmanoma.
