Organizacinių struktūrų projektavimas – tai žingsnis po žingsnio metodika, kuri nustato disfunkcinius darbo eigos, procedūrų ir sistemų aspektus, suderina juos su dabartine verslo realybe ir tikslais, o vėliau parengia naujų pakeitimų įgyvendinimo planus. Proceso tikslas – pagerinti techninius ir personalo verslo aspektus.
Daugumai įmonių projektavimo procesas labiau pagerina organizaciją, rezultatus (pelnumą, klientų aptarnavimą, vidines operacijas) ir darbuotojus, kurie yra įgalioti ir atsidavę verslui.
Kūrimo proceso bruožas yra visapusiškas ir holistinis požiūris į organizacijos tobulinimą, kuris turi įtakos visiems įmonės gyvenimo aspektams, todėl kurdami tinkamą metodiką galite pasiekti šiuos pranašumus:
- Puikus klientų aptarnavimas.
- Padidinkite pelningumą.
- Sumažėja eksploatacijaišlaidos.
- Padidėjęs efektyvumas ir ciklo laikas.
- Atsidavusių ir įsipareigojusių darbuotojų kultūra.
- Aiški verslo valdymo ir plėtros strategija.
Dizainas reiškia žmonių integravimą į pagrindinius verslo procesus, technologijas ir sistemas. Gerai suplanuota organizacija užtikrina, kad įmonės forma atitiktų jos tikslą ar strategiją, atitiktų iššūkius, susijusius su verslo realijomis, ir labai padidina tikimybę, kad kolektyvinės žmonių pastangos bus sėkmingos.
Įmonėms augant ir sudėtingesniems išorinės aplinkos iššūkiams, anksčiau veikę verslo procesai, struktūros ir sistemos tampa kliūtimis efektyvumui, klientų aptarnavimui, darbuotojų moralei ir finansiniam pelningumui.
Periodiškai neatnaujinamos organizacijos kenčia nuo tokių simptomų kaip:
- Neefektyvi darbo eiga be pridėtinės vertės suskirstymo ir veiksmų.
- Per didelės pastangos („neturime laiko tai padaryti teisingai, bet turime laiko tai padaryti dar kartą“)
- Suskaidytas darbas, mažai dėmesio skiriant didesniam gėriui.
- Žinių ir orientacijos į klientą trūkumas.
- Atskaitomybės trūkumas („Tai ne mano darbas“).
- Pridengti ir k altinti, o ne nustatyti ir spręsti problemas.
- Sprendimų priėmimo vėlavimas.
- Žmonės neturi informacijos ar įgaliojimų spręsti problemas.
- Vadyba, o ne fronto linija, yra atsakinga už problemų sprendimą, kai viskas klostosi ne taip.
- Reikia dauglaikas ką nors padaryti.
- Sistemos yra prastai apibrėžtos arba sustiprina netinkamą elgesį.
- Darbuotojų ir vadovybės nepasitikėjimas.
Naudoti metodai
Svarbu atsižvelgti į tai, kad dalyvauja įvairios sąveikos sistemos. Nors organizacinių struktūrų kūrimo procesą galima pritaikyti prie bet kurios įmonės dydžio, sudėtingumo ir poreikių, jis neapsiriboja vidiniais aukščiausios vadovybės poreikiais. Kiekvienas sprendimo kelias parengiamas individualiai. Pati sistema yra pagrįsta šiais metodais, kurie bus išvardyti toliau.
1. Planavimo proceso chartija
Kaip vyresni vadovai susirinkote aptarti dabartinius verslo rezultatus, įmonės būklę, aplinkosaugos reikalavimus ir būtinybę pradėti tokį procesą. Kokie tolesni veiksmai? Jūs sudarote organizacijos projektavimo proceso chartiją. Tai apima „pakeitimo priežastį“, norimus rezultatus, apimtį, išteklių paskirstymą, laiką, dalyvavimą, komunikacijos strategiją ir kitus parametrus, kuriais vadovausis projektas.
Retkarčiais vadovybė, prieš pradėdama projekto pokyčių iniciatyvą, gali pereiti strateginio planavimo arba komandos kūrimo procesą, priklausomai nuo to, kaip aiškiai jie supranta savo strategiją ir kaip gerai dirba kartu kaip komanda.
2. Naujos politikos kūrimas
Vadybos komanda (arba kiti pakviesti dalyvauti procese) žiūri į priekį ir kuria organizacinęstruktūras, kuriose pateikiamos rekomendacijos dėl „idealios ateities“. Šiame lygyje šio proceso veiksmai apima:
- Nustatykite savo pagrindinį organizavimo principą.
- Pagrindinių verslo procesų optimizavimas, dėl kurių klientai gauna pajamas arba rezultatus.
- Procedūrų dokumentavimas ir standartizavimas.
- Žmonių organizavimas pagal pagrindinius procesus. Pagrindiniam darbui reikalingo personalo skaičiaus nustatymas.
- Apibrėžkite užduotis, funkcijas ir įgūdžius. Kokie yra kiekvienos komandos funkcijos našumo rodikliai? Kaip jie yra teisiami ir patraukiami atsakomybėn?
- Nustatykite įrangos, išdėstymo ir personalo poreikius įvairioms komandoms ir skyriams visoje organizacijoje.
- Apibrėžkite paramos išteklius (finansus, pardavimą, personalą), misiją, personalą ir kur jie turėtų būti.
- Apibrėžkite valdymo struktūrą, kuri teiktų strateginę, koordinuojančią ir veiklos paramą.
- Koordinavimo ir plėtros sistemų tobulinimas (įdarbinimas, mokymas, atlyginimas, dalijimasis informacija, tikslų nustatymas).
Tam tikru momentu projektavimo procesas virsta pereinamojo laikotarpio planavimu, nes nustatomos kritinės įgyvendinimo datos ir kuriami konkretūs veiksmų planai naujam projektui įgyvendinti.
Ir pagrindinė šio žingsnio dalis yra pranešti apie pažangą kitiems organizacijos nariams. Sukurtas komunikacijos planas, kuris moko žmones apie tai, kas vyksta. Švietimas skatina sąmoningumą ir įtraukimąkiekvieno – iki įsipareigojimų pradžios.
3. Projekto įgyvendinimas
Dabar užduotis yra įgyvendinti projektą. Organizacinių struktūrų projektavimo metodai visada turėtų apimti įgyvendinimo elementus. Be jų užduotys nebus vykdomos. Žmonės organizuojami į natūralias darbo grupes, kurios mokosi naujo plano, komandinių įgūdžių ir iniciatyvinių grupių formavimo. Išnagrinėjami nauji darbo vaidmenys ir užmezgami nauji santykiai padalinyje ir už jo ribų.
Pertvarkoma įranga ir techninės priemonės. Pakeistos ir koreguojamos atlygio sistemos, veiklos gerinimo, informacijos mainų, sprendimų priėmimo ir valdymo sistemos. Kai kuriuos iš jų galima padaryti greitai. Kai kurioms įmonėms gali prireikti daugiau informacijos ir jos gali būti įdiegtos per ilgesnį laikotarpį.
Gairės
Organizacijos projektavimo metodai atlieka įvairias verslo funkcijas. Jie skirti tam tikriems motyvams patenkinti. Taip pat reikia stengtis suderinti organizacinę struktūrą su besikeičiančiais poreikiais. Gera sistema ne tik palengvina bendravimą, bet ir atneša efektyvumo įvairiuose segmentuose. Todėl kuriant svarbu atkreipti dėmesį į principus.
1. Skatinamas efektyvumas
Įmonės organizacinės struktūros kūrimas apima keletą teigiamų elementų darbuotojams. Atsakydami galite sulaukti teigiamo darbuotojų atsakymo. Pagrindinis organizacinės struktūros tikslas – efektyvinti įvairias funkcijas. Sistemingas darbas nieko nepaliks atsitiktinumui, o kiekvienas veiksmas bus suderintas, kad jį būtų atlikta maksimaliai.
Organizacijos nariai siekia maksimaliai padidinti prekių ir paslaugų produkciją iš tam tikrų išteklių. Stengiamasi sistemingai, racionaliai ir koordinuotai kontroliuoti įvairias atliekas ir nuostolius. Veiklos efektyvumui užtikrinti buvo sukurti įvairūs organizaciniai modeliai. Jie pasiryžę pasiekti savo tikslus.
2. Bendravimas
Įmonės organizacinės struktūros kūrimas apima kontaktų sukūrimo visuose padaliniuose momentą. Bendravimas yra pagrindinė kiekvienos organizacijos problema. Gera struktūra suteikia tinkamą komunikacijos kanalą tarp organizacijoje dirbančių asmenų. Nustatyti ataskaitų teikimo ryšiai ir ataskaitas teikiančių asmenų hierarchija taip pat nurodoma gera struktūra. Reikia horizontalaus, vertikalaus ir šoninio komunikacijos proceso, o tai atlieka gerai suplanuota struktūra.
3. Optimalus išteklių naudojimas
Tinkamas išteklių paskirstymas taip pat padeda optimaliai juos panaudoti. Kuriant organizacijos organizacinę struktūrą, svarbesnė vieta skiriama veiklai bendriems tikslams pasiekti. Renginiai talpinami pagal jų svarbą sistemoje, pateikiamos atitinkamos rekomendacijos paskirstyti išteklius. Optimalus turto paskirstymas yra būtinas verslo augimui.
4. Pasitenkinimas darbu
GeraiKuriant organizacijos organizacinę struktūrą užtikrinama, kad įvairių versle dirbančių žmonių pareigos ir atsakomybė būtų aiškiai paskirstytos. Darbai paskirstomi pagal jų žinias, patirtį ir specializaciją. Žmonės turi galimybę paaiškinti savo darbą. Kai žmonės gali dirbti neperžengdami ribų, bus pasitenkinimas darbu.
5. Kūrybinis mąstymas
Organizacinių struktūrų projektavimo principai gali apimti elementą laisvai planuoti ir atlikti savo darbą. Tai leidžia asmeniui mąstyti ir kurti naujus bei geresnius būdus, kaip atlikti užduotis. Organizacinė struktūra stengiasi patalpinti žmones ten, kur jiems labiausiai tinka. Daugelis žmonių savo kūrybiškumu prisidėjo prie vadovo mąstymo ugdymo tam tikroje įmonės dalyje.
6. Lengvas valdymas
Organizacinių struktūrų projektavimo principai taip pat pagrįsti šio proceso optimizavimu. Versle dirba daug žmonių. Jų funkcijos turi būti apibrėžtos ir atsakomybės paskirstytos pagal organizacijos reikalavimus. Gera struktūra padės užmegzti ryšius tarp žmonių, dirbančių įvairias pareigas. Organizacinė sistema yra mechanizmas, kuriuo vadovybė vadovauja, koordinuoja ir kontroliuoja įvairių asmenų veiklą.
Gerai apgalvota struktūra padės valdyti ir valdyti verslą. Garantuojama, kad jokia veikla nebus palikta be priežiūros ir darbai bus paskirstytipagal ją vykdančių asmenų galimybes. Gerai apgalvoti organizacinio planavimo žingsniai yra puiki gero valdymo pagalba. Apsvarstykite juos.
Projektavimo etapai
Kuriama sistema turi atitikti verslo keliamus reikalavimus. Taip turėtų būti užtikrintas optimalus darbo jėgos panaudojimas ir tinkamas įvairių funkcijų atlikimas. Būtini harmoningi santykiai tarp skirtingų pareigų žmonių. Struktūrinis projektavimas yra svarbi užduotis, kurią reikia atidžiai apsvarstyti. Žemiau bus išvardyti pagrindiniai punktai, kuriais remiantis kuriamas visas planas.
1 veiksmas: veiklos apibrėžimas
Turi būti apibrėžti veiksmai, kurių reikia imtis, kad būtų pasiekti įmonės tikslai. Taip pat reikalaujama apibrėžti funkcijas, kurios turi būti atliekamos siekiant įvairių tikslų, bei su šiomis funkcijomis susijusius veiksmus. Be šio organizacinės struktūros kūrimo etapo vadovai negalės pasiekti norimo rezultato.
Pagrindinė veikla suskirstyta į keletą kiekvienos pramonės šakos potipių. Apibrėžiant rūšis reikia turėti omenyje, kad nė viena iš jų neišvengė veiklos dubliavimosi, o įvairios funkcijos atliekamos koordinuotai.
2 veiksmas: veiklų grupavimas
Glaudiai susijusios ir panašios veiklos yra sugrupuotos pagal skyrius ir pramonės šakas. Veiklų koordinavimas gali būti pasiektas tik tinkamai kaupiant. Sugrupuoti rodiniaiveikla gali būti priskirta skirtingoms pareigoms. Nurodymų davimas asmenims sukuria autoritetą ir atsakomybę. Šis veiksnys kuriant organizacines struktūras leidžia padidinti konkretaus darbuotojo svarbą. Įgaliojimai deleguojami žemesniems įvairių padalinių lygmenims ir nustatomos atsakomybės.
3 etapas: valdžios delegavimas
Delegavimas yra administracinis procesas, kurio metu žmonės daro kažką kitaip, priversdami juos atsakingas. Kai organizacijoje sukuriamos skirtingos darbo vietos, tiems asmenims paskiriamas darbas. Norint atlikti darbą, reikia autoriteto. Įgaliojimai deleguojami skirtingiems asmenims pagal atsakomybės pasiskirstymą. Paskutinis organizacinės valdymo struktūros kūrimo etapas turėtų tai aiškiai atspindėti. Užduočių paskyrimo procese organizacijoje sukuriamas autoritetas – sistema, kuri nustato, kas su kuo formaliai bendraus.
Geros sistemos ypatybės
Organizacinės struktūros kūrimas leidžia manyti, kad sukurtas įrenginys turi atitikti įvairius įmonės poreikius ir reikalavimus. Reikėtų nepamiršti, kad kiekviena įmonė turi savo unikalią valdymo formą. Jei apibendrinsime visas funkcijas, jos atrodys taip.
1. Išvalyti valdžios ribas
Organizacijos valdymo struktūrų kūrimo pagrindai prasideda nuo pagrindinės hierarchijos sukūrimo. Turi būti aiški valdžios linija nuo viršaus iki apačios. Įgaliojimų perdavimas turėtų būti atliekamas etapais ir atsižvelgiant į pavesto darbo pobūdį. Viskasorganizacijos turi visiškai suprasti konkrečiam asmeniui pavestą darbą ir įgaliojimus. Jei šio aiškumo nebus, kils painiavos, ginčų ir konfliktų.
2. Tinkamas įgaliojimų perdavimas
Organizacinių struktūrų projektavimo uždaviniai papildomai apima kompetentingą atsakomybės paskirstymą. Įgaliojimų perdavimas turi atitikti nustatytą atsakomybę.
Jei nepakanka jėgų priskirtai užduočiai priimti, darbas nebus baigtas. Kartais vadovai paskiria užduotis pavaldiniams nesuteikdami jiems tinkamų įgaliojimų, o tai rodo, kad jiems trūksta sprendimų. Dėl netinkamų užduočių pavaldiniams kils problemų, nes jie gali neatitikti nustatytų reikalavimų.
3. Mažiau valdymo lygių
Organizacinės struktūros dizaino elementai turėtų vengti sudėtingų modelių. Kiek įmanoma, būtina sumažinti valdymo lygius, tačiau neperžengiant protingų ribų. Kuo didesnis šių lygių skaičius, tuo didesnis prieigos delsimas. Sprendimų perkėlimas iš viršaus į apačią užtruks ilgiau.
Panašiai informacijai iš žemesnių lygių prireiks daug laiko, kol ji pasieks aukščiausią lygį. Valdymo lygių skaičius priklauso nuo veiklos pobūdžio ir masto. Konkretus struktūrų skaičius kiekvienai problemai negali būti nurodytas, tačiau reikia stengtis, kad jų būtų kuo mažiau. Šis optimizavimas sumažins išlaidaslaikas.
4. Valdymo diapazonas
Organizacijų valdymo struktūrų kūrimo procesas taip pat turėtų apimti priežiūros funkcijas. Priežiūros laipsnis reiškia žmonių, kuriuos vadovas gali tiesiogiai prižiūrėti, skaičių. Žmogus turėtų sekti tik pavaldinių, su kuriais jis gali bendrauti tiesiogiai, skaičių.
Prižiūrimų žmonių skaičius negali būti nustatytas visuotinai, nes tai priklausys nuo darbo pobūdžio. Reikia dėti pastangas, kad gerai valdoma grupė būtų stebima, kitaip bus neefektyvus ir prastas našumas.
5. Paprastumas ir lankstumas
Požiūriai į organizacinių struktūrų kūrimą neturėtų būti sudėtingi. Neturėtumėte pridėti nereikalingų kontrolės lygių. Gera struktūra turėtų vengti dviprasmybių ir painiavos. Sistema taip pat turi būti lanksti, kad galėtų prisitaikyti prie kintančių poreikių.
Gali įvykti plėtra arba diversifikacija, dėl kurios reikės perskirstyti pareigas ir atsakomybę. Organizacinė struktūra turi turėti galimybę įtraukti naujus pakeitimus, nekoreguojant pagrindinių elementų. Taip galėsite nekeisti visų anksčiau įvestų nuostatų.
Pagrindiniai elementai
Organizacinės struktūros analizė turėtų parodyti įmonės talentų panaudojimo strategiją. Ar šis diegimas pasieks verslo tikslą, iš dalies priklauso nuo bendros vidinės sistemos stiprumo. Organizacijos projektavimas sukuria darbinius santykius tarp žmonių, nustato atsakomybės ribas irnustato, kas kam yra atskaitingas.
Yra keletas būdų, kaip sukurti įmonę. Teisingi organizacijos valdymo struktūrų kūrimo principai kyla iš įmonės poreikių ir siekių. Remdamiesi tuo, jie reklamuoja tinkamus žmones.
1. Strategija
Geriausias požiūris į organizacijos planavimą atsižvelgia į įmonės strateginius planus. Tuo tarpu tokia veikla išplaukia iš įmonės vizijos. Misija – verslo egzistavimo priežastis – tikslas.
Vizija – aukščiausias įmonės pasiekimas, iškeltų uždavinių įgyvendinimas. Visa strategija bando įgyvendinti viziją, o organizacinė struktūra turi paremti šias pastangas. Pavyzdžiui, įmonė, nusprendusi plėstis į užsienio rinkas, gali konsoliduotis į geografinius padalinius. Dėl strategijos pakeitimų reikia atnaujinti konstrukcinį projektą
2. Aplinkos veiksniai
Organizacijų kūrėjai negali ignoruoti verslo aplinkos, kurioje dirba darbuotojai. Neprognozuojamai, greitai besikeičiančiai sistemai reikia lankstumo, prisitaikymo ir tarpžinybinio bendradarbiavimo.
Esant tokiai situacijai, mechaninio tipo įmonės valdymo organizacinės struktūros projektavimas suvaržys darbuotojų miklumą ir reagavimą. Vietoj to kūrėjai gali sukurti organinę, horizontalią sistemą, kuri išlygintų valdžios lygius ir decentralizuoja sprendimų priėmimą. Tuo pačiu metu stabili aplinka leidžia mechanistinėje struktūroje naudoti kontrolę, tiksliai apibrėžtas užduotis ir centralizuotą valdžią.su vertikaliu augančios galios lygiu.
3. Įmonės dydis
Smulkios įmonės, kuriose dirba nedaug žmonių, dažnai atlieka skirtingus vaidmenis, yra neformalios ir nerašo daug taisyklių. Kadangi įmonė atsiranda organiškai, būtų klaida bandyti jai primesti formalią, mechanistinę struktūrą. Organizacinės struktūros ir sistemos projekte šiuo atveju neturėtų būti privalomų ir konservatyvių vidinės veiklos vykdymo elementų.
Tai būtų nenaudingas veiksmas. Be to, nereikalinga biurokratija gali trukdyti veiklai. Didelėms organizacijoms reikia daugiau kontrolės ir priežiūros. Mechanistinė struktūra sukuria aiškią atskaitomybę ir atskaitomybę, todėl tinka įmonėms, kuriose dirba daug darbuotojų.
4. Įmonės amžius
Įmonės gyvavimo pradžioje mažas jos dydis suteikia organinių struktūrinių savybių, kurios skatina lankstumą ir judrumą. Kai įmonė vystosi ir plečiasi, ji pradeda:
- mechanizuoti pridedant taisykles, politiką ir procedūras;
- nustatykite aiškiai apibrėžtus tikslus;
- diegti plačias vidaus kontrolės sistemas ir komandų grandines.
Trumpai tariant, branda sukuria biurokratiją. Kuo įmonė senesnė, tuo didesnė tikimybė, kad vidinė sistema taps nepatogi, sukurdama kliūtis naujovėms, prisitaikymui ir greitam reagavimui. Organizacijos projektavimo procese turi būti atsižvelgiama į tai, kiek senajai įmonei reikia persitvarkyti, kad sumažintų savomechanizuota sistema. Priešingu atveju gali kilti rimtų valdymo ir personalo problemų.
Struktūriniai projektai
Struktūriniai projektai turi privalumų ir trūkumų, todėl dizaineriai turi atidžiai apsvarstyti kiekvieną žingsnį. Dvi bendros temos čia yra funkcinis ir padalijimas. Funkcinė struktūra sukuria skyrius pagal tokias veiklas kaip gamyba, rinkodara ir finansai.
Sutelkta veikla padidina efektyvumą, bet gali sukurti kliūtis tarp skyrių. Padalinio struktūra sugrupuoja žmones pagal produktą, klientą ar geografinę vietą, efektyviai kuriant mažas įmones, turinčias savo rinkodaros, finansines ir gamybos galimybes. Dėl to skyriai susitelkia ir reaguoja, bet dubliuoja verslo veiklą tarp padalinių ir visoje įmonėje.
Valdymo tipo schema
Organizacinė diagrama yra oficialaus tipo dizaino vizualinis vaizdas. Planas parodo organizacijos struktūrą, santykius ir santykinius pareigybių lygius kiekvienoje pramonės šakoje. Ji padeda organizuoti darbo vietą, nubrėždama pavaldinių kontrolės kryptis.
Net maža vieno asmens įmonė gali naudoti tam tikrą organizacinę schemą, kad pamatytų, kokias funkcijas reikia atlikti. Toks planavimas ir vizija struktūrizuoja darbą ir padeda realizuoti visas užduotis bei spręsti iškylančias komunikacijos problemas.problemų.
Organizacinės diagramos siūlo šiuos privalumus:
- Efektyviai perduokite organizacinę, paslaugų ir įmonės informaciją.
- Suteikite vadovams galimybę priimti sprendimus dėl išteklių, sukurkite pokyčių valdymo pagrindą ir perduokite veiklos informaciją visoje organizacijoje.
- Viskas iki verslo turėtų vykti skaidriai ir nuspėjamai.
- Pateikia greitą formalių verslo hierarchijų pakeitimą.
- Pasako visiems organizacijos nariams, kas už ką atsakingas ir kas kam atsiskaito.
Žinoma, yra keletas organizacijos dizaino vaizdų apribojimų:
- Jie yra statiški ir nelankstūs, dažnai pasenę įmonėms keičiantis ir išgyvenant augimo fazes.
- Jie nepadeda suprasti, kas iš tikrųjų vyksta neformalioje organizacijoje. Realybė tokia, kad organizacijos dažnai yra gana chaotiškos.
- Jie negali susidoroti su besikeičiančiomis įmonės ribomis dėl išorės paslaugų, informacinių technologijų, strateginių aljansų ir tinklo ekonomikos.
Ankstyvosiose stadijose verslas gali nuspręsti nesukurti oficialios organizacinės struktūros. Tačiau įmonė turi egzistuoti net ir be aiškiai apibrėžto plano, kad plėtros eiga būtų sėkminga. Daugumai mažų įmonių organizacinės schemos yra naudingos, nes jos padeda savininkui ar vadovui sekti augimą ir pokyčius kiekvienoje pramonės šakoje ir kryptyje.
Išvada
Šis dizaino metodas leidžia žymiai pagerinti kokybę, klientų aptarnavimą,ciklo laikas, sumažėjusi apyvarta ir pravaikštos, padidintas našumas nuo 25 iki mažiausiai 50%. Geros naujienos yra tai, kad planas gali būti naudojamas beveik bet kokio tipo ir dydžio verslui. Laikas, kurio reikia projektui užbaigti, skiriasi priklausomai nuo įmonės pobūdžio, dydžio ir išteklių. Dideli ir sudėtingi projektai gali būti užbaigti per kelias dienas. Mažoms įmonėms reikia daug mažiau laiko ir išteklių.
