Efektyvios bet kurios įmonės veiklos užtikrinimas yra susijęs su tinkamu dokumentų srauto organizavimu. Nemenką reikšmę turi ir dokumentų įforminimo terminų kontrolė. Faktas yra tas, kad tiek paprasti darbuotojai, tiek skyrių vadovai yra atsakingi už savalaikį ir teisingą dokumentuose nurodytų klausimų sprendimą. Toliau apsvarstykite, kokie yra dokumentų įforminimo terminai.
Bendra informacija
Dokumentų įforminimo terminus nustato reglamentai, nutarimai arba organizaciniai ir administraciniai dokumentai.
Informacinės ir nuorodų sistemos prieinamumas įmonėje suteikia greitą registruotų dokumentų paiešką bet kokiu ženklu. Visų pirma, registracijos metu į duomenų bazę įvedami pagrindiniai dokumentų duomenys: gaunami / išsiunčiami numeriai, informacija apie siuntėją ir adresatą, terminas ir kt.
Klasifikacija
Yra individualios ir standartinės sąlygosdokumentų įforminimas. Pastaruosius nustato įstatymas. Tai visų pirma apima Vyriausybės, vykdomųjų federalinių struktūrų vadovų nurodymų įvykdymo terminus, parlamentinius tyrimus, civilinius skundus, komercinių organizacijų valdymo organų nutarimus/sprendimus ir pan.
Individualūs dokumentų įforminimo terminai paprastai nustatomi tiesiogiai jų tekstuose arba nutarime. Tokios nuorodos yra visų pirma norminiuose ir administraciniuose dokumentuose, statistinėse ir kitose ataskaitose.
Dokumentų įforminimo terminus vadovas gali nustatyti žodžiu.
Taisyklės
Šių nuostatų nuostatose dokumentų įforminimo terminai skiriasi priklausomai nuo jų rūšių.
Pavyzdžiui, nurodymai, pažymėti „skubi“, turi būti įvykdyti per tris dienas nuo pasirašymo datos. Atkreipkite dėmesį, kad atgalinis skaičiavimas prasideda ne nuo popieriaus gavimo, o nuo pasirašymo datos.
Jei yra nuoroda "nedelsiant", dokumento įforminimui skiriama ne daugiau kaip 10 dienų.
Jei nenurodyta, užsakymo įvykdymo laikotarpis yra ne ilgesnis kaip mėnuo.
Datos pakeitimai
Praktikoje dažnai susidaro situacijos, kai dėl objektyvių priežasčių neįmanoma laiku įvykdyti dokumento. Atsižvelgiant į tai, įmonė turi patvirtinti tam tikrų aktų įgyvendinimo termino keitimo tvarką. Reikėtų pažymėti, kad taikanttaisyklės būtinos, jei įmanoma, tik išskirtiniais atvejais.
Sprendimą pakeisti dokumento įvykdymo terminą gali priimti tik jį iš pradžių nustatęs darbuotojas. Dabartinės verslo taisyklės neapibrėžia minimalių ir didžiausių pervedimų limitų. Todėl įmonės vadovybė turi savarankiškai juos nustatyti, remdamasi protingumo ir pagrįstumo reikalavimais.
Pagal bendrąsias praktikoje priimtas taisykles, terminą pratęsti leidžiama ne daugiau kaip 3 dienomis. Tokiu atveju iniciatyva turėtų kilti iš darbuotojo, kuriam buvo patikėta užduotis. Dėl dokumento įforminimo termino pakeitimo jis turėtų pagrįsti ir susitarti su vadovybe.
Pervesti užsakymą
Visi veiksmai, susiję su dokumento įvykdymo termino keitimu, turi būti užfiksuoti atitinkamuose aktuose.
Laikotarpio perkėlimas turi būti pagrįstas. Norėdami tai padaryti, suinteresuotas asmuo gali pateikti vieną iš šių pasiūlymų:
- Dėl termino atidėjimo, pagrindžiant priežastis, kodėl dokumentas negali būti įformintas per nurodytą terminą.
- Dėl bendravykdytojų įtraukimo, jei asmuo neturi pakankamai įgaliojimų vykdyti įsakymą.
- Dėl kitų atlikėjų paskyrimo.
Reikėtų pasakyti, kad atlikėjas turi veikti greitai. Nesusisiekite su vadovybe likus 2–3 dienoms iki termino pabaigos.
Valdymo operacijos
Stebėti, kaip laikomasi terminųužduotys apima:
- Fiksacija registruojant visus dokumentus ir įmonės vadovybės įsakymus.
- Tikrinimas, kad užduotys atlikėjams pateiktos laiku.
- Priminimas darbuotojams ir skyrių vadovams apie artėjančius terminus arba jų pasibaigimą.
- Įvedant į registracijos formas informaciją apie pavedimų perdavimą iš vieno vykdytojo kitam, keičiant užduočių vykdymui skirtą laikotarpį.
- Pranešimas vadovams apie dokumentų įforminimo procesą.
- Informacijos apie įvykdytus užsakymus įvedimas į registracijos formas, užduočių pašalinimas iš kontrolės.
- Analitinių nuorodų ir ataskaitų apie laiko valdymą formavimas.
Niuansai
Visi veiksmai, kuriuos reikia atlikti ir reaguoti, turėtų būti kontroliuojami. Administraciniuose dokumentuose sprendimai yra stebimi. Tuo pačiu metu kiekvienas juose esantis elementas (ty kiekviena užduotis, užduotis) yra kontroliuojamas.
Vadovo sekretorė turi kontroliuoti žodinių vadovo įsakymų vykdymą.
Automatizuota stebėjimo sistema
Pastaruoju metu daugelis įmonių savo darbe naudoja kompiuterines programas ir duomenų bazes. Automatizuotos sistemos labai palengvina organizacijų veiklą, sutaupo darbuotojų laiko.
Registruojant dokumentus, kontrolė atliekama automatiškai pildant stulpelį „Apmokėjimo terminas“. Tuo pačiu ir ant savęsdokumentas gali būti antspauduotas ant jo priėmimo tikrinti. Jo buvimas labiau reikalingas atlikėjui.
Siekdami užtikrinti einamąją kontrolę, atsakingi darbuotojai kasdien, dažniausiai dienos pradžioje, tikrina dokumentų sąrašą, kurių vykdymo laikas tą dieną baigiasi. Įmonėse, naudojančiose vidinę el. pašto sistemą, perspėjimai apie besibaigiančius terminus į atlikėjo kompiuterį siunčiami automatizuotai. Taip pat galite nustatyti, kad programinė įranga automatiškai spausdintų atitinkamą popierių.
Ilgalaikių užduočių atlikimas
Dokumentų, kuriuose yra sudėtingų nurodymų, vykdymo kontrolė vykdoma etapais. Tai apima dabartinį, prevencinį ir tolesnį stebėjimą.
Dabartinis valdiklis jau buvo aptartas aukščiau. Prevencinis stebėjimas atliekamas dokumentams, kurių pateikimo terminas baigsis po 2-3 dienų. Atitinkamai, darbuotojas dar turi laiko atlikti užduotį.
Įsakymas po jo įvykdymo pašalinamas iš kontrolės. Tai gali būti išreikšta atsakymo surašymu ir išsiuntimu, dokumentais pagrįsto patvirtinimo gavimu ir pan. Vykdymo rezultatas įrašomas į registracijos kortelę. Taip pat nurodoma įvykdymo data, bylos, kurioje paduotas dokumentas, numeris.
Galutinė kontrolė
Jis, kaip taisyklė, teikiamas didelėse įmonėse. Galutinį stebėjimą atlieka darbuotojai, atsakingi už nurodymų vykdymą, arba sekretoriai.
Paprastai įmonė nustato stebėjimo dažnumą. Stebėsena gali būti atliekama kas mėnesį, ketvirtį ar savaitę. Tiesą sakant, galutinė kontrolė yra įmonės ir jos struktūrinių padalinių veiklos disciplinos įvertinimas.
FZ № 229
Viena iš subjektų interesų apsaugos formų yra teisminis procesas. Praktikoje dažniausiai yra laikomi pareiškimai, kuriuose reikalaujama priteisti kompensaciją už tam tikrus teisių pažeidimus. Tokie procesai baigiasi vykdymo procedūromis.
Nutarimui byloje įsiteisėjus pareiškėjui išduodami vykdomieji dokumentai. Jiems keliamų reikalavimų įvykdymo terminą nustato FSSP darbuotojai (antstoliai).
FZ Nr. 229 straipsnio 1 30 dalyje nustatyta, kad bylos iškėlimo pagrindas yra vykdomasis dokumentas ir ieškovo pareiškimas. Šie popieriai pateikiami įstatyme numatytų prievartos priemonių taikymo vietoje, nustatytoje vadovaujantis LR BK 12 str. 33 minėto norminio akto.
Dokumento pateikimo vykdyti terminas yra 3 dienos nuo pateikimo FSSP skyriui dienos. IL (vykdomasis įsakymas), kuriame yra reikalavimas grąžinti Rusijos Federacijoje neteisėtai perduotą ar laikomą vaiką, naudotis su juo susijusiomis bendravimo teisėmis pagal tarptautinę sutartį, taip pat prašymas atlikti jo paiešką, yra perduotas antstoliui ne vėliau kaip kitą dieną po patekimo į FSSP.
Bylos inicijavimas arba atsisakymas tai darytiišleistas dekretu. Jis išduodamas per 3 dienas nuo medžiagos gavimo antstolio dienos.
Jei IL turi būti įvykdyta nedelsiant, po to, kai jis yra priimtas į FSSP padalinį, jis perduodamas darbuotojui, kurio įgaliojimai apima vykdymo vietą. Jei jo nėra, medžiagas gauna kitas antstolis. Tokiu atveju sprendimas pradėti gamybą arba jos atsisakymas turi būti priimtas ne vėliau kaip per vieną dieną nuo įėjimo į Paslaugą.
Jei vykdomasis dokumentas pirmą kartą pateko į FSSP, antstolis nustato savanoriško vykdomojo dokumento įvykdymo terminą. Atitinkamas laikotarpis nurodytas nutarime dėl bylos iškėlimo. Tuo pačiu antstolis privalo įspėti skolininką apie galimybę taikyti prievartos priemones pasibaigus savanoriškai įvykdyti terminui. Skolininkui taip pat pranešama, kad jam bus sumokėtos Federalinio įstatymo Nr. 229 112 ir 116 straipsniuose numatytų veiksmų atlikimo išlaidos, taip pat veiklos mokestis.
Vykdomojo dokumento savanoriško įvykdymo terminas, vadovaujantis 12 str. 30 yra lygi penkioms dienoms. Skaičiavimas pradedamas nuo tos dienos, kai skolininkas gauna nutarimą. Vengimo įvykdyti reikalavimus įpareigotajam asmeniui pranešama apie vykdymo proceso pradžią. Teisės aktai numato, pavyzdžiui, tokias priemones kaip turto areštas, vėliau jį parduodant.
