Kas yra „susitikimas“? Pats žodis kilęs iš protoslavų „taryba“, „veche“. Tais senais laikais susirinkimą organizuodavo išrinktieji, dažniausiai patys išmintingiausi ir labiausiai patyrę visuomenės atstovai. Jo tikslas buvo aptarti tam tikrą temą ar problemą ir priimti sprendimus, kurie turėjo arba išspręsti iškilusią problemą, arba reguliuoti viešąją tvarką.
Aiškinamajame V. D. Dmitrijevo žodyne įvardinto žodžio reikšmė atskleidžiama taip:
susitikimas
susitikimo n., s., naudota komp. dažnai
Morfologija: (ne) kas? susitikimai, kodėl? susitikimas, (pamatyti) ką? susitikimas, kas? susitikimas del ko? apie susitikimą; ką? susitikimai, (ne) kas? susitikimai, kodėl? susitikimai, (žr.) ką? susirinkimai, kas? susirinkimai apie ką? apie susitikimus
1. Susitikimas yra kelių žmonių susitikimas, kuriame kartu aptariami praktiniai, verslo klausimai.
Trumpas, svarbus susitikimas. rytas,skubus susitikimas. 10:00 buvo numatytas skyrių vedėjų susirinkimas. Maskvoje įvyko verslo sluoksnių atstovų susitikimas.
2. Aukšto lygio susitikimas spaudoje vadinamas dalykišku, oficialiu valstybių vadovų susitikimu.
3. Teismų praktikoje susirinkimu vadinamas uždaras prisiekusiųjų ar teisėjų pokalbis, kuriame nustatoma nuosprendžio forma k altinamajam.
Diskusijų pabaigoje teismas pasitraukė ir pradėjo svarstyti.
Susitikimas – laiko švaistymas ar veiksminga priemonė dirbant su personalu? Kas nusprendžia, kas, kada ir kokiu tikslu dalyvaus susirinkime? Pabandykime atsakyti į šiuos ir kitus klausimus.
Renginio tikslas
Susitikimai skirti keliems tikslams:
- Jos metu vyksta informacijos mainai ir perdavimas. Pranešėjai pasakoja savo istoriją, informuodami ir mokydami likusius dalyvius.
- Pranešimo ir debatų metu visas situacijas ar procesus įvertina posėdyje dalyvaujantys asmenys. Vertinimo kriterijai koreguojami.
- Vadovui susirinkimas gali pakeisti visas vertinimo procedūras, nes pagal pavaldinio elgesį ir jo reakcijas galima spręsti apie jo kompetenciją ir įsitraukimą.
- Kompetentingas veiksmų koregavimas ir veiksmingų sprendimų bei priemonių priėmimas.
Šefas nusprendžia
Kas dalyvaus susirinkime, susirinkimų dažnumą ir trukmę bei jų tikslą, sprendžia vadovas.
Tai priklauso nuo klausimo ar problemos, dėl kurios kilo poreikisrengti susirinkimus. Pavyzdžiui, direktoriui reikia kolegialaus sprendimo – biudžeto priėmimo. Jis siunčia el. laišką visiems darbuotojams, kurie turėtų dalyvauti susitikime su apytiksliu turiniu:
- atstovai (adresatų sąrašas) dalyvaus susitikime, taip pat pagrindiniai darbuotojai iš kitos organizacijos partnerės;
- tema – laikotarpio biudžeto paskirstymas;
- vieta – didelė posėdžių salė;
- data ir laikas - 2018-11-10, šeštadienis, pradžia 13:00, pabaiga 13:50;
- darbotvarkės punktų sąrašas, atsakingas už pasisakymą, kiekvieno klausimo terminas priede.
Susitikimų tipai ir tipai
Susitikimai yra galingas valdymo įrankis. Tarp jų išskiriami:
- formalus ir neformalus;
- operatyvus, galutinis, probleminis;
- pramoninis, teisminis ir pan.;
- pagal lygius: parduotuvės aukštas, vadovybė, valstybių vadovai ir panašiai;
- uždaryti ir atviri susirinkimai;
- ugdomasis, informacinis, aiškinamasis;
- pagal bendravimo būdą: tiesioginis dalyvavimas susirinkime, selektorė, vaizdo konferencija ir pan.
Susitikimo efektyvumas priklauso nuo susitikimų organizavimo. Reikėtų atsižvelgti į įmonės struktūrą, darbuotojų sąveikos specifiką, bendravimo metodus, kiekvieno iš dalyvių užimtumą, būtinybę spręsti iškilusias problemas ir jų aktualumą.
Eksploatacinė, galutinė ir probleminė
Sėkmingas komandinis darbas reiškia nuolatinįvisų nuorodų sąveika su grįžtamojo ryšio gavimu. Norėdami tai padaryti, paprastai darbo dienos pradžioje rengiami operatyviniai susirinkimai. „Prievartautojai“, „penkiu minutės“, „sklandytojų susitikimai“, „letuchki“– taip jie tarpusavyje vadinami.
Seminare dalyvaus tiesioginio vadovo paskirti darbuotojai. Aptariamų klausimų sąrašas yra standartinis: praėjusios dienos rezultatai, šiandienos tikslų išsikėlimas ir pan. Tokie susitikimai yra trumpalaikiai. Jie vyksta reguliariai, apie kuriuos visi dalyviai informuojami iš anksto.
Baidomieji susirinkimai šaukiami aptarti kai kuriuos didelius darbus. Tai gali būti:
- laikotarpis: sezonas, ketvirtis, karaliavimas ir pan.;
- plano, projekto, užduoties užbaigimas.
Tokiems susitikimams kruopščiai ruošiamasi. Dalyvauti posėdyje baigiamuoju klausimu kviečiame iš anksto. Dalyvius skiria vadovas. Jis taip pat nurodo reikalingų medžiagų sąrašą sėkmingam įgyvendinimui. Laikas reguliuojamas ir kiekvienam pasirodymui, ir apskritai. Posėdis įrašomas. Visi dalyviai turi būti supažindinti su protokolo turiniu.
Probleminiai susitikimai organizuojami pagal poreikį, Paprastai tai yra force majeure aplinkybės, neplanuotos situacijos. Už problemos sprendimą atsakingas asmuo kviečia dalyvauti pasitarime iškilusiu klausimu. Dalyvius skiria vadovas. Laikas nenustatytas. Susitikimo metu sprendžiamas problemos sprendimas, atliekama atsiradimo priežasčių analizė,kuriamas prevencinių priemonių sąrašas. Būtina prisijungti.
Kvietimas
„Prašome dalyvauti posėdyje … klausimu“– taip dažniausiai skaitomas kvietimo laiško tekstas. Toliau turėtumėte nurodyti pagrindinę susitikimo temą, datą, vietą, pradžios ir pabaigos laiką. Tada išvardinkite klausimus, kurie bus keliami susitikimo metu. Ir prie kiekvienos prekės pažymėkite atsakingus asmenis. Nebus nereikalinga nurodyti kiekvieno klausimo pasisakymo terminą. Klausimai išdėstyti pagal sprendimo svarbą.
Galimos susitikimo klaidos
Kiekvienas susirinkime dalyvaujantis asmuo yra atsakingas už sėkmingą ir efektyvų jo eigą. Išvardijame tipines dalyvavimo, organizavimo ir elgesio klaidas:
- nebuvimas, neadekvatumas, netikslumas suformuluojant susirinkimo tikslą;
- nepakankamas pasiruošimas;
- nebuvimas arba taisyklių nepaisymas;
- formalizacija, susitikimo nereikia;
- Labai gautas pranešimas, nepakanka laiko pasiruošti.
Sumažinkite susitikimų efektyvumą ir dažną vėlavimą.
Įgyvendinimo metodai
Kiekviena kongregacija turi:
- Tema yra jos tikslas, aptariami klausimai ir problemos.
- Tikslas yra tie, kurie dalyvaus susirinkime, žmonės.
Dirigavimo metodo pasirinkimas priklauso nuo to, kas yra subjektas ir objektas. Mes išvardijame pagrindinius:
- pranešti;
- pakeistiinformacija ar nuomonės;
- protų šturmas;
- diskusija.
