Vidaus kontrolė ir auditas turėtų užimti didžiulę vietą bet kurioje įmonėje, kuri turi ribotus išteklius ir nenori bankrutuoti. Rusijos platybėse šis aspektas nepraranda savo aktualumo tiek teisiniu, tiek instituciniu ir profesiniu požiūriu. Taigi, kas yra vidaus audito organizacija?
Terminologijos naudojimas
Atkreipkime dėmesį į pagrindines sąvokas ir pirmiausia išanalizuosime, kas yra vidaus auditas. Šia fraze žymima organizacijos vidaus dokumentais reglamentuota veikla, skirta kontroliuoti įvairius struktūros ir valdymo padalinių darbo aspektus, kuriuos pagal nustatytus rėmus atlieka įgaliotos institucijos atstovai.
Galutinis informacijos vartotojas gali būti direktorių valdyba, visuotinis akcininkų susirinkimas ar bendrovės nariai, vykdomasis organas ir pan.
Siekiamas tikslas – padėti vadovybei veiksmingai valdyti įvairius sistemos elementus. Pagrindinė užduotis -teikti patikimą informaciją įvairiais dominančiais klausimais. Vidaus auditoriai atlieka bendrąsias funkcijas:
- Įvertinkite valdymo sistemos (-ų) tinkamumą. Tai reiškia, kad reikia atlikti nuorodų patikrinimus, teikti pagrįstus ir pagrįstus pasiūlymus, kuriais siekiama pašalinti nustatytus trūkumus, taip pat rengti rekomendacijas valdymo efektyvumui didinti.
- Veiklos įvertinimas. Tai reiškia įvairių organizacijų veiklos aspektų ekspertinių vertinimų pateikimą, taip pat argumentuotų pasiūlymų teikimą dėl jų tobulinimo.
Rūšių įvairovė
Kas gali būti vidaus audito sistema? Pabrėžkite:
- Valdymo sistemos (-ų) funkcinis auditas. Jis atliekamas siekiant įvertinti bet kurios ekonominės veiklos dalies produktyvumą ir efektyvumą.
- Kryžminis auditas. Vertina įvairių užduočių atlikimo kokybę, tarpusavio ryšį ir sąveiką šalyje.
- Valdymo sistemos(-ių) organizacinis ir technologinis auditas. Jis rodomas kontroliuojant įvairias nuorodas. Domina viskas, kas susiję su valdymu. Ypatingas dėmesys skiriamas technologiniam ir/ar organizaciniam racionalumui.
- Veiklos auditas. Tai apima objektyvios apklausos atlikimą ir išsamią visų darbo sričių ir vykdomų projektų analizę, siekiant nustatyti tobulinimo galimybes. Be to,galima pradėti organizaciją su išorine aplinka siejančių elementų patikrą. Pavyzdžiui, profesionalūs ryšiai, vaizdas ir panašiai. Čia auditoriams iškyla klausimas, kaip surasti organizacijos darbo stipriąsias ir silpnąsias puses bei įvertinti jos pozicijų stabilumą aukštesnės eilės sistemose bei plėtros ir augimo perspektyvas.
- Jei keturių ankstesnių punktų auditas atliekamas vienu metu, tai jis priskiriamas išsamiam organizacijos valdymo sistemos auditui.
- Tikrinimas, ar laikomasi taisyklių. Šiuo atveju nustatoma, ar laikomasi įstatymų, teisės aktų ir organizacinės struktūros valdymo organų nurodymų.
- Tikrinamas tinkamumas. Tai reiškia pareigūnų veiklos kontrolę, atsižvelgiant į jų sprendimų racionalumą, pagrįstumą, tikslingumą, naudingumą, pagrįstumą.
Teorinis sistemos kūrimo aspektas
Taigi mes apsvarstėme teorinius dalykus. Tačiau kaip formuojama vidaus audito tarnyba? Iš pradžių administracija kuria įmonės politiką ir vykdomas procedūras. Tačiau darbuotojai ne visada juos supranta, dažnai tiesiog ignoruoja, o vadovai kartais neturi pakankamai laiko patikrinti ir laiku pastebėti trūkumus. Tam ir kuriama vidaus audito tarnyba. Jų užduotis – padėti vadovams kontrolės klausimais, suteikti apsaugą nuo piktnaudžiavimo tarnyba ir klaidų, nustatyti rizikos sritis ir darbą.dėl būsimų trūkumo ar trūkumų pašalinimo. Be to, jie gali padėti nustatyti ir pašalinti valdymo sistemų trūkumus. Visa tai turėtų būti aptarta su aukščiausiomis institucijomis, kurioms informacija renkama.
Sistemos kūrimo etapai
Tarkime, turime užtikrinti kokybišką ir išsamų įmonės vidaus auditą. Norėdami tai padaryti, turėtumėte organizuoti kelių etapų procesą, kurį sudaro šie veiksmai:
- Kritinė analizė, po kurios seka anksčiau nustatytų ekonominių organizacijos funkcionavimo tikslų, strategijos ir struktūros taktikos, priimtos veiksmų krypties, galimybių palyginimas.
- Patobulintos verslo koncepcijos, kuri atspindi visus poreikius ir poreikius, kūrimas ir dokumentavimas. Taip pat turėtų būti numatytas priemonių rinkinys, kuris leistų jį sėkmingai įgyvendinti ir plėtoti ateityje. Be to, būtina atkreipti dėmesį į svarbiausius dalykus. Jiems gali būti rengiamos atskiros nuostatos, turinčios įtakos personalo, apskaitos, tiekimo, rinkodaros, inovacijų, gamybos ir technologijų, finansų ir investicijų politikai. Jie turėtų būti pagrįsti išsamia kiekvieno elemento analize ir pasirinkti tinkamiausias organizacijai parinktis.
- Dabartinės struktūros efektyvumo analizė su vėlesniu koregavimu. Rengiama nuostata, liečianti organizacinę struktūrą, kurioje būtina aprašyti visas organizacines grandis, nurodant administracinius, funkcinius ir metodiniuspavaldumas, veiklos sritys, vykdomos funkcijos, santykių reglamentavimas. Taip pat sukuriama darbo eigos schema.
- Vidaus audito padalinio steigimas.
- Standartinių procedūrų kūrimas. Numato konkrečių ūkinių finansinių operacijų kontrolės formalių nurodymų sukūrimą. Jie būtini norint įvertinti informacijos kokybės (patikimumo) lygį, efektyviai valdyti išteklius ir efektyvinti specialistų santykius.
Kodėl reikalinga vidaus kontrolė ir auditas?
Tokio sprendimo tikslingumas gali būti išreikštas šiomis tezėmis:
- Leidžia vykdomajam organui užtikrinti veiksmingą atskirų organizacijos padalinių kontrolę.
- Auditorių atliekamos tikslinės patikros ir analizė leidžia nustatyti gamybos rezervus ir padėti pagrindą efektyvumo didinimui bei perspektyviausias plėtros sritis.
- Specialistai, ant kurių pečių kontrolė dažnai atlieka konsultacines funkcijas apskaitos ir finansinių bei ūkinių paslaugų srityje, taip pat pagrindinės organizacijos, jos filialų ir antrinių įmonių pareigūnai.
Tokiais atvejais, siekiant užtikrinti maksimalią aprėptį ir efektyvumą, paprastai naudojama viena bendra schema. Tai atrodo maždaug taip:
- Konkretus klausimų, kuriuos turi spręsti vidaus audito skyrius, diapazonas yra nustatytas ir aiškiai apibrėžtas. Jiems sukuriama tikslų sistema, atitinkantiįmonės politika.
- Nustatomos pagrindinės funkcijos, reikalingos tikslams pasiekti.
- Sujungti to paties tipo rodiklius į grupes ir jų pagrindu sukurti struktūrinius padalinius, kurie specializuojasi jų apdorojime, įgyvendinime ir pasiekimuose.
- Kuriama santykių schema, kuri apibrėžia pareigas, teises ir atsakomybę. Tai turi būti parengta kiekvienam struktūriniam padaliniui, dokumentuojant rezultatą nuostatuose ir pareigybių aprašymuose.
- Visų sistemos elementų sujungimas į vieną visumą. Organizacijos statuso nustatymas.
- Vidaus audito skyriaus integravimas į kitas įmonės valdymo struktūros dalis.
- Vidinių darbo standartų kūrimas.
Po to galime kalbėti apie vidaus audito atlikimą.
Apie principus ir reikalavimus
Ką reikia padaryti, kad sistema būtų veiksminga? Norėdami tai padaryti, būtina užtikrinti, kad būtų laikomasi šių punktų:
- Atsakomybės principas. Jame nurodyta, kad kai yra vidaus auditas, jį atliekantis asmuo (žmonių grupė) turėtų būti atsakingas drausminėje, administracinėje ir ekonominėje atsakomybėje už netinkamą savo pareigų atlikimą.
- Pusiausvyros principas. Neatskiriamai susijęs su ankstesniuoju. Jame teigiama, kad auditoriui negali būti suteiktos kontrolės funkcijos, nesuteikus priemonių joms atlikti. Be to, neturėtų būti išduodama nieko papildomo, kas nebus naudojama darbinėje veikloje.
- Laiku pranešimo apie nukrypimus principas. Jis sako, kad bet kokia papildoma informacija, atskleista tuo laikotarpiu, kai atliekamas vidaus auditas, turėtų būti kuo greičiau perkelta į valdymo saitą. Jei šis reikalavimas neįvykdytas ir nepageidaujami nukrypimai dar padidės, prarandama pati kontrolės prasmė.
- Valdomų ir valdymo sistemų atitikimo principas. Jame teigiama, kad kontrolės sistema turėtų būti pakankamai lanksti, kad būtų galima veiksmingai ir tinkamai patikrinti duomenis.
- Sudėtingumo principas. Jame teigiama, kad visavertė vidaus kontrolė ir auditas turėtų apimti įvairių tipų objektus.
- Pareigų atskyrimo principas. Numatomas specialistų funkcijų pasiskirstymas taip, kad jie kuo labiau sumažintų piktnaudžiavimą valdžia ir neleistų asmenims nuslėpti probleminių faktų.
- Patvirtinimo ir leidimo principas. Jame numatyta, kad turėtų būti užtikrinamas formalus visų vykdomų finansinių ir ūkinių operacijų koordinavimas, kurį atlieka atitinkami pareigūnai pagal savo įgaliojimus.
Pagrindiniai sėkmės reikalavimai
Mes jau gana gerai išnagrinėjome vidaus auditą. Savybės, reikalingos efektyvumui padidinti:
- Paraiška dėl pažeidimo. Numato būtinybę sukurti konkrečias sąlygas, dėl kurių organizacija ar jos darbuotojas (jų grupė) atsiduria nepalankioje padėtyje ir skatina pašalinti nukrypimus.
- Venkite per daug sutelkti pirminės kontrolės priemones vienam asmeniui, nes tai gali sukelti klaidingų pranešimų ir (arba) piktnaudžiavimo.
- Reikalingas administracijos susidomėjimas. Turi būti užtikrintas sąžiningas ir abipusis kontrolės ir valdymo pareigūnų bendradarbiavimas.
- Vidaus kontrolės metodikos tinkamumo (priimtinumo) reikalavimas. Numato, kad tikslai ir uždaviniai turi būti racionalūs ir tikslingi, taip pat atliekamų funkcijų paskirstymas.
- Nuolatinio tobulėjimo ir plėtros poreikis. Laikui bėgant, net patys pažangiausi metodai pasensta. Todėl sistema turi būti lanksti ir pritaikyta naujoms užduotims, net ir pakoregavus.
- Pirmenybės reikalavimas. Smulkių operacijų valdymas neturėtų atitraukti dėmesio nuo tikrai svarbių užduočių.
- Nereikalingų valdymo veiksmų pašalinimas. Būtina racionaliai organizuoti veiklą, nenaudojant papildomų lėšų ir darbo jėgos.
- Vienos atsakomybės reikalavimas. Veiksmų ir stebėjimo poreikis turi būti iš vieno centro (individualaus ar konkrečios grupės).
- Reguliavimo reikalavimas. Vidinės priežiūros sistemos efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo to, kokios ir kiek problemų buvo numatytos norminiuose dokumentuose.
- Galimo funkcinio pakeitimo reikalavimas. Jei vienas vidaus kontrolės subjektas laikinai pasitraukė iš peržiūros proceso, tai neturėtų neigiamai paveikti procedūrų ar nutraukti veiklos.
Apie efektyvumą ir efektyvumą
Lyginant išorės ir vidaus auditą, susidaro dvi reikšmingos stovyklos, kurių kiekviena turi savo viziją, kas yra tinkamiausia. Jie remia savo pozicijas gana svariais argumentais. Taigi geras vidaus auditas gali būti pagrįstas vidinių organizacijos mechanizmų žiniomis ir identifikuojant daug potencialiai pavojingų ar perspektyvių taškų, o išorės specialistų įtraukimas leidžia sumažinti asmeninę simpatiją ir užtikrinti audito nešališkumą. Apskritai kiekviena organizacija, atsižvelgdama į aplinkybes, savarankiškai sprendžia, kieno paslaugomis naudotis, tačiau vadovams priklauso, kaip pagerinti savo darbo rezultatą.
Kaip pagerinti vidaus kontrolės našumą?
Visi norime daugiau su mažiau išteklių. Ar įmanoma apsvarstyti vidaus audito procesą ir padidinti jo efektyvumą? Gana. Ką reikia padaryti dėl to? Paprasčiausias variantas – sukurti etikos normas ir profesinius standartus. Jei jie yra tinkami, vienas iš jų laikymasis leis pasiekti aukštą darbo kokybę.
Be to, vyresnioji vadovybė turėtų periodiškai audituoti vidaus kontrolės sistemą. Ką turėtų daryti inspektoriai? Koks jų idealus portretas? Vidaus auditorių institutas JAV veikia nuo 1941 m. Rusijos Federacijoje ši struktūra tik pradeda formuotis, todėl naudojame užsienio kolegų patirtį. Vidaus auditorių institutasišleido keletą rekomendacinių dokumentų, kuriuose pagrindinis statymas yra:
- Nepriklausomybė. Numanomas nešališkas savo pareigų vykdymas ir objektyvių sprendimų reiškimas. Tuo pačiu metu nereikia pasikliauti kolegų sprendimais.
- Objektyvumas. Šis punktas tiesiogiai išplaukia iš ankstesnio. Objektyvumas reikalauja, kad darbas būtų atliktas kvalifikuotai ir sąžiningai. Rengdamas ataskaitą specialistas turi aiškiai atskirti faktą nuo spėlionių.
- Ištikimybė. Tai reiškia, kad vidaus auditoriai neturėtų sąmoningai užsiimti netinkama ar neteisėta veikla, dėl kurios rezultatai gali būti diskredituojami.
- Atsakomybė. Daroma prielaida, kad specialistas turi atlikti darbą tik pagal savo galimybes ir profesinę kompetenciją. Jis taip pat turi atsakyti už savo veiksmus.
- Privatumas. Turite būti atsargūs naudojant informaciją, gautą atliekant pareigas.
Paskutinis pavyzdys
Straipsnio pabaiga. Jau pažiūrėjome, kas yra vidaus auditas. Pavyzdys įtvirtins įgytas žinias. Tarkime, kad turime komercinę struktūrą. Staiga pradedamas fiksuoti pajamų kritimas, nors darbo krūvis ir kaita nepasikeitė. Norint išsiaiškinti priežastį, pradedamas vidinis finansinis auditas. Iš pradžių yra susipažinimas su dokumentacija, kurioje aprašomas lėšų judėjimas,operacijos ir panašiai. Tiriamas dizaino teisingumas ir klastojimo žymių nebuvimas. Jei šiuo atveju nieko įtartino nepavyksta rasti, vidaus finansinis auditas pereina į tikrosios ir dokumentacijoje pavaizduotos situacijos derinimo stadiją. Pavyzdžiui, sandėlyje patikrina, ar nurodytos medžiagos, ruošiniai, įrengimai tikrai egzistuoja. Taip pat atkreipiamas dėmesys į vartojimo reikmenis. Taigi, jei vienas automobilis per dieną nuvažiuoja 100 kilometrų ir tuo pačiu sugeba išleisti 50 litrų benzino, tai turėtų būti įtartina. Būtina atidžiai išstudijuoti visus galimus trūkumo, atliekų ir vagysčių atsiradimo aspektus. Užbaigus vidaus auditą, dokumentai turi būti nedelsiant pateikti vyresniajai vadovybei, kad būtų išvengta nustatytų problemų paaštrėjimo ir būtų lengviau imtis tinkamų skubių taisomųjų veiksmų.
